Un buen sistema para archivar los documentos del hogar

Como archivar documentos

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración.

Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes como hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero. Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y espacio.

Marcar el destino

Marque el hipervínculo con un marcador o estilo de título.

Insertar un marcador

1. Seleccione texto o un artículo o bien, haga clic donde desee insertar un marcador.

2. Haga clic en Insertarmarcador >.
   
   

3. En nombre del marcador, escriba un nombre.
   
   

   Nota: Los nombres de marcador tienen que comenzar por una letra. Pueden incluir números y letras, pero no espacios. Si tiene que separar palabras, puede usar un carácter de subrayado ( _ )—por ejemplo, Primer_título.

4. Haga clic en Agregar.

Aplicar un estilo de título

Los títulos se marcan automáticamente como destino. Todo lo que tiene que hacer es aplicar uno de los estilos de títulos integrados.

1. Seleccione el texto al que desea aplicar un estilo de título.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en el estilo que prefiera.
   
   

Agregar el vínculo

Una vez haya marcado el destino, estará listo para agregar el vínculo.

1. Seleccione el texto u objeto que desea usar como hipervínculo.

2. Haga clic con el botón derecho y, después, haga clic en Hipervínculo .

3. En Vincular a, haga clic en Lugar de este documento.

4. En la lista, seleccione el encabezado o marcador al que desea vincular.

   Nota: Para personalizar la información en pantalla que aparece cuando mantiene el cursor sobre el hipervínculo, haga clic en Información en pantalla, y luego escriba el texto que quiere.

Archivos de oficina

Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la tramitación de asuntos.

Vea también

Agregar o eliminar marcadores en un documento de Word o mensaje de Outlook

Agregar un PDF a un archivo de Office

Usar hipervínculos en una tabla de contenido

Crear una tabla de contenido

Organización de los Archivos de Oficina

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

1. Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
2. Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
3. Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

Instalación Independiente

• Instale LogicalDOC en su PC (Windows o Linux).
• LogicalDOC viene con una base de datos integrada y no requiere la instalación de componentes adicionales.

Servicio Compartido

• El mejor uso de LogicalDOC es como un servicio compartido. Puede instalar LogicalDOC en un servidor que es accesible a todas las estaciones de trabajo de su organización.

LogicalDOC Cloud

• That is the SaaS approach. This solution allows you to access the LogicalDOC software on our remote servers, with no need to install any software on your computer.

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Advertencias

Un riesgo es que se dañen los archivos. Por tanto, asegúrate de utilizar un sistema probado debidamente para hacer una copia de seguridad de tu información.

A menudo, los datos multimedia se asocian con un hardware o software específico y puede que no sean accesibles fuera de los sistemas propietarios.

No tener un sistema listo para archivar los documentos puede generar que se pierdan los archivos accidentalmente, especialmente si se eliminan por error.

Asigna un nombre al disco y haz clic en «Mostrar opciones de formato».

Elige la opción «Con registro de inicio maestro» y haz clic en «Siguiente».

Espera a que aparezca una carpeta de disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.

Abre la carpeta con los documentos que desees archivar y arrastra estos archivos a la carpeta de disco vacía.

¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

El ahorro de costes que puede traer un archivo digital depende de varios factores. En el siguiente cuadro se resume los posibles costes y ahorros en la implementación de un sistema de gestión documental para el archivo digital. Dentro de la Guía de Gestión Documental 2019 se encuentra un cálculo de ROI de los ahorros de costes reales en el archivo digital.

Serie

Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.

Organización de las Series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.

No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.

Identifique serie con procedimiento. Cada serie documental está identificada y codificada en el cuadro de clasificación de documentos administrativos.

Ordenación de las Series

Se establecerá un criterio de ordenación de los expedientes dentro de su serie, de acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su recuperación.

Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

Orden cronológico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos, nóminas, sesiones del Claustro, etc.

Orden alfabético de nombres de personas u organismos, adecuado para documentos o expediente personales, académicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos: informes de gestión).

Orden numérico, adecuado para expediente o documentos contables, nº de control de expedientes codificados como becas, etc.

Combinación de varios (ejemplo: cronológico y alfabético).

Instalación y Conservación de Documentos

Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.

Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.

Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.

Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.

Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo.

Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz.