Fortalezas de un recepcionista

En muchas organizaciones, las recepcionistas son la cara de la compañía. Cada nuevo cliente, solicitante de empleo, empleado o proveedor externo pasará o se comunicará con una recepcionista, por lo que los empleadores están ansiosos por encontrar a alguien responsable, amable y tranquilo.

Consejos

• Aprende un idioma extranjero. Ser capaz de comunicarte con huéspedes internacionales te ayudará a conseguir un trabajo como recepcionista de hotel.
• Habla con recepcionistas de hoteles sobre su trabajo. Un profesional será capaz de contarte sobre su trabajo diario, además puede darte algunos consejos sobre cómo convertirte en recepcionista de hotel y las habilidades y fortalezas que tendrás que desarrollar.

¿Qué es un recepcionista?

Un recepcionista es una persona encargada de la administración y del apoyo en la oficina. Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.

Si alguien decide dedicarse a esta profesión tiene que saber que será el primer contacto con la compañía y que proporcionará el apoyo administrativo necesario a lo largo de toda la organización. Será la encargada de gestionar el flujo de gente a lo largo del día y de asegurarse de que todas las tareas de la administración hayan sido completadas de forma precisa, a tiempo, con alta eficiencia y calidad.

Descripción

Los Recepcionistas son el primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es darle la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. También se encargan de responder los requerimientos de clientes y empleados, tanto en persona como por vía telefónica.

En ciertos casos, especialmente en el caso de compañías pequeñas, las tareas de los Recepcionistas tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos (Contabilidad y Logística). Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de entornos institucionales y comerciales, tanto del sector público como del privado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Recepcionista:

• Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable y profesional:
• Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza u objetivo de su visita y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Controlar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso del departamento de seguridad, tomando nota de los datos de los visitantes.
• Entregar pases de seguridad en caso de ser necesario.
• Reportar cualquier actividad sospechosa a los agentes de seguridad.

• Hacerse cargo de todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes entrantes y salientes:
• Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos entrantes, además de remitir los requerimientos de una persona al departamento pertinente.
• Tomar mensajes y remitirlos a la persona correspondiente.
• Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
• Coordinar servicios de Courier y mensajería.

• Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en persona, por vía telefónica o por correo electrónico:
• Responder preguntas, resolver problemas o quejas y orientar a los visitantes apropiadamente.
• Redactar y distribuir memos para informar tanto a clientes como al personal de la empresa.
• En algunos casos, promover los servicios o productos de la empresa.

• Llevar un registro manual o computarizado y ocuparse del calendario de citas, de reservas del salón de reuniones, de las listas de contactos, de los pagos recibidos y enviados, de recibos, entre otros.

• Archivar y organizar documentos (correos electrónicos, facturas, recibos, reportes, entre otros) tanto físico como en formato digital.

• Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos, entregar recibos y llevar la contabilidad cuando sea necesario.

• Mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento:
• Coordinar el debido mantenimiento del equipo de oficina.
• Realizar pedidos de materiales de oficina cada vez que sea necesario y mantener un inventario de los mismos.

• En algunos casos, encargarse de los procesos de apertura y cierre de la oficina.

• Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo, como lo son la revisión de documentos, procesar textos, la gestión del correo, las tareas financieras, el archivado y mantenimiento de registros de pagos, facturas, hojas de cálculo y otros documentos.

• Cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.

Responsabilidades

El recepcionista cuanta con un gran numero de responsabillidades

• Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma adecuada.

• Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la información básica si es necesaria.

• Recibir y responder diariamente a los emails, notificaciones, avisos o certificados.

• Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso (monitorizándolo a través de pantallas, pidiendo autorizaciones, etc).

• Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas necesarias.

• Realizar otras tareas como son el fotocopiado, la impresión de documentos, el fax, etc

Requisitos necesarios para ser recepcionista

El apreton de manos es un gesto que ayuda a interpretar la conducta del visitante

• Demostrar haber tenido experiencia previa en roles similares

• Manejarse de forma adecuad con el Paquete de Microsoft Office

• Apariencia profesional

• Habilidades de comunicación sólidas, tanto en el aspecto verbal como escrito

• Habilidades para la buena organización, la multitarea, y para priorizar funciones así como para poder trabajar bajo presión