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Habilidades que deben tener los administradores del almacén

Publicado por Luisa en

Las funciones de un administrador son las tareas que realiza con la intención de lograr la eficiencia en cualquier proyecto que emprenda. Deben tender al mejoramiento constante en la gestión de recursos, personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.

El administrador es el responsable de que se hagan las cosas necesarias para alcanzar las metas empresariales.

De acuerdo con Peter Drucker, estudioso de la administración, la función primordial de un administrador consiste en “dirigir los recursos y esfuerzos de la organización hacia las oportunidades que le permitirán obtener resultados económicamente significativos”.

Por su parte, el profesor Henry Mintzberg plantea que un administrador controla, ejecuta, maneja, analiza, comunica, vincula, planifica, lidera, negocia, motiva y toma decisiones.

Esto significa que un administrador requiere habilidades técnicas muy sólidas, pero también habilidades interpersonales que le permitan asumir adecuadamente su liderazgo.

Dentro de la estructura organizacional, un administrador generalmente se ubica en la gerencia o en la gestión de operaciones comerciales.

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Las 7 funciones principales de un administrador

Aunque el administrador adecúa sus actividades a la naturaleza y las necesidades de la organización para la que trabaja, se podría decir que sus principales funciones son:

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1- Planeación

Esta es una de las primeras funciones de un administrador, puesto que implica razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad de una idea de negocio.

Este profesional debe diseñar los planes a partir de información sobre el entorno y la meta del negocio. Estos planes deben contener objetivos claros a corto y largo plazo.

Para que esta función se cumpla a cabalidad, es importante que el administrador esté en constante monitoreo del entorno, para que capte oportunamente las oportunidades y amenazas para el negocio.

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2- Organización

Esta función implica la coordinación de los esfuerzos y los recursos de una empresa hacia una o varias metas colectivas.

Se trata de adecuar la estructura organizacional y asignar los recursos financieros y humanos de acuerdo con el plan definido.

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Perfil del administrador: habilidades y competencias

Katz (pp. 6-18) planteó la existencia de tres tipos de habilidades esenciales para que el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo:

  1. Habilidad técnica. Consiste en utilizar los conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de sus tareas específicas a través de su instrucción, experiencia y educación.
  2. Habilidad humana. Consiste en la capacidad y el discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
  3. Habilidad conceptual. Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona dentro de la organización. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total y no apenas de acuerdo con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato.

Robbins y De Cenzo (p.13) agregan a las tres habilidades esenciales, propuestas por Katz, una cuarta:

  1. Habilidad política. Capacidad para mejorar la posición personal, sentar una base de poder y establecer los contactos correctos. Los gerentes que tienen buenas habilidades políticas suelen ser mejores para conseguir recursos que aquellos que no las poseen. También obtienen evaluaciones más altas y logran más ascensos.

Además, estos mismos autores, plantean seis conjuntos de conductas que explican poco más del 50% de la eficacia de un gerente, las denominan habilidades específicas y son:

  1. Controlar el entorno de la organización y sus recursos. Capacidad para emprender acciones y llevar la delantera para hacer cambios en el entorno. Implica fundamentar las decisiones relativas a los recursos en un marco de conocimiento claro, actualizado y exacto de los objetivos de la organización.
  2. Organizar y coordinar. Consiste en organizar las cosas en torno a las tareas y, a partir de ahí, coordinan relaciones de interdependencia entre las tareas, cuando procede.
  3. Manejar información. Comprende el uso de los canales de comunicación e información para identificar problemas, entender los cambios del entorno y tomar buenas decisiones.
  4. Propiciar el crecimiento y el desarrollo. A través del aprendizaje constante el administrador propicia su crecimiento y desarrollo personal así como los de su gente.
  5. Motivar a los empleados y manejar conflictos. A través del refuerzo positivo generan en su gente ganas de realizar su trabajo y eliminando conflictos inhiben posibles problemas que minen la motivación.
  6. Resolver problemas estratégicos. Asumen responsabilidad de sus decisiones y se aseguran de que los subalternos apliquen debidamente sus habilidades para tomar decisiones.

La American Management Association (p.2) ha establecido 4 habilidades/competencias clave que debe tener el administrador:

  1. Pensamiento crítico y resolución de problemas. La capacidad de tomar decisiones, resolver problemas y tomar las medidas adecuadas;
  2. Comunicación efectiva. Habilidad para sintetizar y transmitir sus ideas, tanto en forma escrita como oral;
  3. Colaboración y trabajo en equipo. La capacidad de trabajar de manera efectiva con los demás, incluidos los de grupos diversos y con puntos de vista opuestos;
  4. Creatividad e innovación. La capacidad de ver lo que no está ahí y hacer que algo suceda.

Drucker (2004, p.3), en otro de sus magistrales escritos, indicó que los gerentes eficaces siguen ocho reglas sencillas:

  1. Preguntan qué hay que hacer
  2. Preguntan: ¿es esto lo correcto para la empresa?
  3. Trazan un plan de acción
  4. Asumen responsabilidad por las decisiones
  5. Asumen la responsabilidad de comunicar
  6. Se centran en las oportunidades
  7. Hacen reuniones productivas
  8. No piensan ni dicen «yo», piensan y dicen «nosotros».

A través del siguiente video tutorial (5 videos, 36 minutos) podrás aprender más sobre las funciones, los roles y las habilidades de los administradores (gerentes, directivos) en una organización.

Bibliografía

  • Allen, William R. y Gilmore, Harold L. What Managers Do. American Management Association, 1993.
  • American Management Association. Critical skills survey, 2010.
  • Drucker, Peter F. Managing for Business Effectiveness. Harvard Business Review, May – June 1963.
  • Drucker, Peter F. Management. Tasks, Responsibilities, Practice. Truman Talley Books / E.P. Dutton, 1986.
  • Drucker, Peter F. What makes an Effective Executive. Harvard Business Review, June 2004.
  • Juárez Martínez, Gerardo D. Formación gerencial para la eficacia escolar. EUMED, 2006
  • Katz, Robet Lee, Skills of an Effective Administrator. Harvard Business Press, 1974.
  • Mintzberg, Henry. Simply Managing: What Managers Do – and Can Do Better. Berrett-Koehler Publishers, 2013.
  • Mintzberg, Henry. The Manager’s Job: Folklore and Fact. En: Harvard Business Review, July – August 1975.
  • Robbins, Stephen P. y De Cenzo, David A. Fundamentos de administración: conceptos esenciales y aplicaciones. Pearson Educación, 2009.

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3- Representación

El administrador puede representar a la empresa en las gestiones con los entes reguladores de un país, y también en los asuntos fiscales de la organización.

Asimismo, la firma de un administrador tiene mucha importancia en las operaciones comerciales del patrimonio empresarial.

Un administrador puede ser portavoz de la organización ante los medios de comunicación, para tratar ciertos temas en nombre de la empresa.

En fin, se trata de actividades legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la organización. Algunas de ellas pueden ser firmar documentos oficiales, atender a clientes, compradores y a las visitas oficiales, y presidir ciertas reuniones y ceremonias.

Aunque son tareas que parecen triviales y no implican toma de decisiones, son importantes para el correcto funcionamiento de una organización.

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5. Título del Trabajo: Ingeniero Civil / Constructor

Ubicación: Lagos

Descripción del trabajo

  • Estamos buscando un ingeniero civil altamente calificado y con experiencia para unirse a nuestra creciente organización. En esta posición, gestionar la construcción de una variedad de estructuras de construcción.
  • Una atención aguda a los detalles y fuertes habilidades analíticas son obligatorias.

Deberes y responsabilidades

  • Analice informes de encuestas, mapas, planos y otra información relevante para la planificación del proyecto.
  • Presupuesto, costos de construcción y análisis de riesgos para proyectos.
  • Estudio de las regulaciones gubernamentales, riesgos ambientales y otras limitaciones de tiempo, riesgos y gastos al planificar un proyecto.
  • Realizar pruebas de suelo para cimentaciones.
  • Calcule las estimaciones de costos presupuestarios para equipos, mano de obra, materiales y otros gastos
  • Realizar pruebas en materiales para garantizar la calidad de los proyectos.
  • Diseñe e implemente planes y simulaciones utilizando el software informático 2-D o 3-D para planificar la organización del sitio, los sistemas de transporte, la hidráulica, el marco estructural de sonido y otras instalaciones con los más altos estándares.
  • Supervisar las operaciones de inspección para la construcción.

Requisitos

  • Licenciatura en Ingeniería Civil o Tecnología de Ingeniería Civil o Ingeniería de Edificación.
  • Experiencia trabajando con ingeniería asistida por computadora (CAM) y fabricación asistida por computadora (CAE)
  • Experiencia mínima de 5 años trabajando post NYSC.
  • Experiencia en el uso del conocimiento matemático y herramientas de análisis.
  • Habilidades informáticas superiores; bien versado en Microsoft Office Suite.
  • Capaz de crear diseños 2-D o 3-D para ejecutar simulaciones, análisis y pruebas
  • Habilidades matemáticas sólidas; utiliza los principios de cálculo, trigonometría y otros temas avanzados en matemáticas para análisis, diseño y resolución de problemas.
  • Organizar para garantizar el cumplimiento, monitorear y evaluar el trabajo, la documentación, las regulaciones, la infraestructura, el diseño; equilibra las necesidades de tiempo y asigna efectivamente los recursos.

Fecha de cierre de la aplicación

5PM; 12th julio, 2019.

Cómo aplicar

Los candidatos interesados ​​y calificados deben enviar una copia de su CV actualizado a: utilizando el «Título del trabajo» como asunto del correo electrónico.

Notas: Amborg Global Resources (AGR) Limited es un empleador con igualdad de oportunidades comprometido a contratar una fuerza laboral diversa y mantener una cultura inclusiva. Recursos Globales de Amborg (AGR) Limited no discrimina por motivos de discapacidad, estado de veterano o cualquier otra base protegida por las leyes federales, estatales o locales.

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7- Enlace o comunicación

La labor del administrador también va a servir de enlace entre la gerencia y el resto de empleados de la empresa.

De igual modo, tiende puentes entre la organización y los actores de su entorno externo, especialmente con los entes gubernamentales.

Con los acreedores y proveedores de la empresa, la relación debe ser respetuosa, profesional y cordial, por lo que el administrador debe esmerarse en esta labor.

Para cumplir esta función a cabalidad, el administrador debe poner la información relevante a disposición de todos los involucrados en la organización.

De igual forma, debe crear una red de contactos pertinente, amplia y diversa, y debe desarrollar con ellos los medios de comunicación más pertinentes y efectivos, procurando que la información difundida sea lo más oportuna y fidedigna posible.

El rol de liderazgo que ostenta un administrador le confiere facultades como difusor de información oficial dentro de la empresa. 

Cuando a los empleados les resulta difícil comunicarse entre sí, el administrador tiende puentes entre ellos.

Esto último también aplica en caso de conflictos. Allí el rol conciliador del administrador es clave.

En definitiva, el administrador cumple funciones vitales dentro de una organización puesto que contribuye a que todo y todos dentro de una empresa se orienten al logro de una meta común.

Referencias

  1. Bass, Brian (s/f). Duties of an administrator. Recuperado de: smallbusiness.chron.com
  2. Butler, Samuel (s/f). Funciones de un administrador de empresas. Recuperado de: selvv.com
  3. Gestiopolis (2001). ¿Qué es un administrador? ¿Qué hace? Su perfil y habilidades. Recuperado de: gestiopolis.com
  4. Kirtland (2014). Deberes generales y responsabilidades de los administradores. Recuperado de: kirtland.edu
  5. López, Ángel (2015). Funciones de los Administradores. Recuperado de: angelfire.com
  6. Rivero M (s/f). Administrador de empresas. Recuperado de: webyempresas.com.
  7. United Kingdom (2013). Los deberes de un administrador. Recuperado de: insolvencydirect.bis.gov.uk

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5- Rendición de cuentas

El administrador debe rendir cuentas de su gestión ante el presidente y los accionistas de la empresa.

También rinde cuentas ante los entes reguladores a fin de mantener al día la actuación ciudadana de la organización, dado que él es el representante legal de la empresa.

De igual forma, el administrador recoge los reportes de las diferentes direcciones de la empresa, a fin de consolidar todos los datos en un único documento que refleje el desempeño del negocio.

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