Características, atributos y descripción del trabajo de un asistente administrativo

Las funciones de un asistente administrativo son tareas de asistencia y acompañamiento a las actividades normales que desarrolla una empresa. Por lo tanto, son fundamentales para un funcionamiento eficaz de la misma.

Estas actividades suelen ser variables de acuerdo con el área de negocio de la empresa en la que trabajen. Por ejemplo, en oficinas especializadas como estudios de abogados, los asistentes suelen tener una formación específica para el desempeño de ciertas actividades.

Sin embargo, existen funciones comunes a todas las áreas que, usualmente, giran en torno a la distribución y administración de información dentro de la oficina. Esto incluye la gestión de documentos, archivos y la organización de eventos.

Pero estas actividades pueden llegar a ser mucho más amplias. En algunas ocasiones los asistentes administrativos también deben ocuparse de procesar información contable e inclusive de garantizar el funcionamiento de los recursos tecnológicos de la empresa.

2- Planeación de eventos

La planificación de eventos de oficina también suele ser responsabilidad de los asistentes administrativos. El tamaño de esta responsabilidad puede ser variable de acuerdo con el tamaño de la empresa.

Un evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño.

En cualquiera de los dos casos, el asistente deberá gestionar todos los criterios relacionados con el evento.

Esto incluye contactar proveedores, hacer reservaciones, elegir menús y decoración. Pero también incluye contactar, invitar y confirmar a los asistentes, ponentes y conferencistas en caso de que esto sea necesario.

3- Atención presencial a usuarios y visitantes

La atención a usuarios suele ser una de las tareas más comunes para los asistentes administrativos. El público al cual se enfoca la atención depende siempre del tamaño de la empresa y su orientación de negocio.

En el caso de empresas pequeñas que atienden directamente al público, es posible que el asistente administrativo deba recibir a los clientes.

Cuando esto sucede, su labor está encaminada a orientarlos y atenderlos durante su paso por las instalaciones de la empresa.

En empresas más grandes, el asistente administrativo deberá atender visitantes de otra índole como socios o grandes proveedores.

En este caso su misión será orientarlos en el cumplimiento de su agenda y reuniones con la gerencia u otras áreas de la empresa.

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Decidir cuándo y cómo realizar la evaluación

1. 

   Escoge un momento apropiado. Quizás sea una buena idea evaluar a tu asistente administrativo cada año. Sin embargo, es posible que las evaluaciones trimestrales funcionen mejor, ya que podrás estar en continuo contacto con él. Darles a tus empleados mayores periodos les brinda la oportunidad de trabajar hacia el logro de sus metas, pero si los evalúas en intervalos más cortos, podrás estar en contacto con ellos más a menudo y discutir así su desempeño. De esta manera, ellos podrán hacer los ajustes necesarios a lo largo del año.

   • Algunas empresas tienen una evaluación de desempeño principal cada año y la complementan con evaluaciones más pequeñas a lo largo del año.

2. 

   Decide quién será el evaluador. Si tu asistente administrativo trabaja para más de una persona, querrás que cada una de esas personas llene un formulario y te brinde retroalimentación. Si tu asistente administrativo solo trabaja para ti, entonces solo tú debes ser el evaluador.

3. 

   Decide cuál será el formato. Quizás solo desees proporcionar retroalimentación en un formulario escrito. Adicionalmente, es una buena idea discutir dicha evaluación en una reunión personal con tu asistente administrativo. Una alternativa es tener una pequeña reunión con otros supervisores.

Descripción

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.

La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son sus supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan de una sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos administrativas y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.

También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:

• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.

• Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:
• Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
• Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
• Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
• Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).

• Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
• Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
• Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
• Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.

• Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
• Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
• Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.

• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
• Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
• Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
• Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
• Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
• Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
• Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.

• Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
• Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
• Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
• Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.

• Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
• Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
• Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
• Realizar reportes de gastos.

• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

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Crear un formulario de evaluación

1. 

   Establece cuáles serán los deberes y responsabilidades principales. El primer paso es determinar cuáles son exactamente los deberes del asistente administrativo. No podrás evaluar a la persona hasta saber con qué criterios lo harás.

   • Por ejemplo, algunas responsabilidades estándar incluyen contestar teléfonos, saludar a las personas, administrar equipos, transmitir mensajes y correos, revisar cartas y publicaciones, organizar archivos y documentos, coordinar eventos y comprar artículos de oficina.
   • Otras responsabilidades podrían ser aprender el argot de la industria, poder manejar bien un horario de oficina y poder hacer mandados según resulte necesario.

2. 

   Haz una lista de otras características. Los criterios de evaluación no necesariamente deben relacionarse con el puesto de trabajo. Por ejemplo, también podrías incluir características que esperas ver en una persona, tal como una actitud profesional, organizada, dispuesta y positiva.

3. 

   Anota cuáles son tus expectativas. Debajo de cada deber, responsabilidad o característica, escribe lo que se espera para lograr una alta calificación de desempeño. También puedes anotar qué es lo que se contrapone a dicha característica.

   • Por ejemplo, debajo de «profesional», podrías escribir «se viste adecuadamente», «saluda a los clientes educada y oportunamente» y «mantiene el área de ingreso ordenada». En contraste, lo que podría contraponerse a esto incluye «no se viste adecuadamente», «es malcriado con los clientes» o «deja el área de salida desordenada».

4. 

   Implementa un método de calificación estándar. Por ejemplo, puedes tener un sistema del 1 al 10, donde 10 es sobresaliente y cualquier punto por debajo de 4 es inaceptable. Deja un espacio debajo de cada característica donde el evaluador pueda escribir la justificación de la calificación.

5. 

   Habla sobre estas expectativas con tu asistente administrativo. No es justo que tu empleado deba adivinar lo que esperas de él. Cuando contratas a un empleado, debes contar con una descripción del puesto de trabajo que explique estas expectativas. También puedes incluir el formulario de evaluación, de modo que tu asistente administrativo sepa exactamente lo que le espera.

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Establecer metas

1. 

   Crea metas realistas. Algunas metas realistas para un asistente de oficina podrían ser aprender a utilizar un nuevo sistema informático o incorporar nuevas tareas, tal como la planificación. Esto también podría incluir aprender una nueva habilidad, tal como el mantenimiento básico de páginas web.

   • Podría resultar útil sentarte con tu asistente administrativo para conversar sobre las metas que tiene en mente, ya que esta persona podría estar persiguiendo determinados intereses profesionales.

2. 

   Establece cronogramas realistas. Divide las tareas grandes en metas más pequeñas. Por ejemplo, si deseas que tu asistente administrativo aprenda sobre mantenimiento básico de páginas web, podrías establecer metas más pequeñas por año, tal como tomar una clase (12 semanas), practicar habilidades (12 semanas), aprender lo básico sobre sistemas basados en tecnologías de Internet (12 semanas) para luego empezar con el mantenimiento de páginas web.

3. 

   Comunica las metas. Si no te reunirás con tu empleado para decidir metas en común, debes comunicarle lo que esperas de él. Un documento escrito es una buena opción, ya que este le proporcionará un registro permanente de lo que te gustaría ver, aunque también deberías revisar las metas con la persona.

4. 

   Realiza tu evaluación de desempeño. En la próxima evaluación de desempeño, incluye las metas del año anterior. Luego, evalúa si la persona cumplió o no con dichas metas y si esto se debió a que su desempeño fue malo. En otras palabras, no castigues a la persona si no pudo cumplir con las metas debido a circunstancias externas, como que no hubo clases disponibles en un periodo determinado.

5. 

   Decide cuál será la mejor manera de poner en práctica las nuevas habilidades. Una vez que el asistente administrativo haya alcanzado determinadas metas, es hora de decidir cómo poner sus nuevas habilidades en práctica. Utiliza la evaluación del desempeño como guía para fijar nuevas metas para el próximo año que se basen en lo que la persona aprendió el año anterior.

5- Administración de agendas

La gestión de agendas suele ser una de las tareas más importantes de los asistentes administrativos.

Esta responsabilidad incluye recibir las solicitudes de citas y reuniones vía telefónica, presencial o por Internet, y organizarlas en la agenda según los criterios definidos.

También incluye la programación de reuniones dentro y fuera de la empresa, almuerzos de trabajo y viajes de negocios.

En estos últimos casos también es responsabilidad del asistente la reserva de vuelos, hoteles, restaurantes o salas de reuniones según sea necesario.