Por qué la planificación de recursos humanos es importante para una organización

Una buena planificación debe tener en cuenta la proyección temporal o el entorno futuro en el que van a desarrollarse las decisiones y las acciones correspondientes.

¿Qué es la gestión de recursos?

Entonces, ¿qué es la gestión de recursos? La gestión de recursos es el proceso de planificar, programar y asignar previamente los recursos para maximizar su eficacia.

Un recurso es lo que hace falta para ejecutar una tarea o un proyecto y puede ser el conjunto de habilidades de los empleados o la adopción de software. Por ejemplo, si tienes que planificar un evento, los recursos incluyen la programación del personal para el evento, la planificación de qué proveedores hay que emplear para el material promocional o el empleo de software que permita a los asistentes registrar y presupuestar todo, desde el merchandising hasta el catering.

Planificación y nivelación de los recursos.

Este apartado consiste en conjuntar la necesidad de recursos, el cronograma de las tareas, y la disponibilidad de los recursos, lo que determina en gran medida lo que podemos o no asumir internamente, así como las fechas y cantidad en que vamos a requerir cada recurso.

Para hacer esta nivelación de los recursos en el proyecto es importante conocer las tareas a realizar y el recursos necesario para cada una, la cantidad de trabajo (horas o cantidad) que va a requerir cada tarea, y la disponibilidad de los recursos (vacaciones, horario, dedicación a otras tareas, cantidad etc). Uniendo estos factores vamos a conseguir determinar la duración de cada tarea, las fechas entre las que se va a ejecutar, y vamos a poder ajustar estas para que nunca superemos la capacidad disponible del recurso. Para ilustrar eso imaginemos el siguiente cronograma que muestra las tareas y los recursos asignados a ellas:

Si asumimos que solo disponemos de un recurso de cada tipo, entonces podemos detectar una sobreasignación en los recursos A y C.

Saber más de cómo hacer la nivelación de recursos

Una sobreasignación de un recurso implica la necesidad de nivelar el cronograma, ya que este no es factible al superarse la disponibilidad del recurso. La forma de hacer esta nivelación va a depender del método de planificación que estemos usando. En el caso de usar PERT-CPM ( ¿qué es PERT-CPM? ), es posible tener recursos trabajando simultáneamente en varias tareas, mientras que si usamos Cadena Crítica ( ¿qué es Cadena Crítica? ) la multitarea no está permitida. De esta forma el cronograma anterior puede derivar en los dos siguientes, en función de si usamos PERT o Cadena Crítica respectivamente:

Una vez tengamos el cronograma nivelado seremos capaces de conocer la duración real del proyecto y las fechas en que vamos a necesitar cada recurso. Esta información debe incluirse en el plan de recursos y mandarse a los responsables de cada recurso, o en el plan de adquisiciones para programar su compra.

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Obviamente al unir la disponibilidad de un recurso con la necesidad de este en un momento concreto puede surgir la necesidad de contratar nuevo personal, forzar el uso de personas con menor o mayor experiencia, adquirir personal externo, o subcontratar determinadas tareas. Como vemos, esto vuelve a mostrar el carácter iterativo de estos tres pasos, y del proceso de planificación de un proyecto de forma general, ya que serán necesarias varias iteraciones y propuestas hasta conseguir una planificación viable que cumpla con todos los objetivos.

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Reglas básicas de la planificación de recursos humanos

• Optimizar el factor humano en la empresa
• Asegurar en el tiempo la plantilla necesaria, cualitativa y cuantitativamente
• Desarrollar, formar y promocionar el personal actual, de acuerdo con las necesidades futuras de la empresa
• Motivar al factor humano de la empresa
• Mejorar el clima laboral
• Contribuir  a maximizar el beneficio de la empresa

Contribuir a optimizar los recursos de la empresa, consiguiendo el máximo beneficio y sirviendo de mecanismo de regulación de importantes partidas de costo.

Conseguir una plantilla de dimensiones adecuadas, hacemos referencia aquí al número de empleados (N). Una buena planificación supone que se ha previsto el número adecuado de empleados para cumplir los objetivos propuestos de gestión y producción. Tener excedentes de personal supone un gasto añadido innecesario y la falta de personal supone un freno al desarrollo de la organización.

Promover la cualificación adecuada de la plantilla (C) previendo las actividades de formación continua imprescindibles para llevar a cabo tareas distintas acordes con las dinámicas gerencial, del entorno y tecnología que el propio plan ha debido tener en cuenta.

Motivar al personal creando expectativas de desarrollo y mejora personal y profesional que se materialicen en planes de carrera personalizados y se hagan realidad al tiempo que se cumplen los objetivos de la planificación.

Mejorar el clima laboral cuyo peor enemigo es la incertidumbre que supone la falta de previsión. La comunicación efectiva supone que el personal conoce la planificación y por tanto hacia donde va la empresa y esto supone un gran estimulo para los empleados estimulando la iniciativa y el espíritu de pertenencia a un equipo.

El mercado no va a tener grandes sobresaltos

Incluso los autores dedicados a la planificación estratégica están empezando a renunciar a los modelos matemáticos dada la ebullición que se produce en la mayoría de los mercados y la incertidumbre que esto genera, en el área de Recursos Humanos, con mayor razón, la planificación más acertada puede consistir a menudo en mantenerse ágil y flexible por si acaso y no confiar en elaborados modelos matemáticos ajenos a la realidad cambiante.

De acuerdo con lo expuesto hasta el momento, podemos decir que la planificación responde a los siguientes interrogantes:

• ¿Cuántos trabajadores tendrá la empresa, con qué cualificación, cuándo, en qué departamento y realizando qué trabajo?
• A esto responde la planificación de asignación de recursos humanos.
• ¿Cuántos trabajadores y con qué cualificación necesitará la empresa, en qué departamentos y realizando qué actividades?
• A esto responde la planificación de necesidades de personal y la planificación de reclutamiento y selección.
• ¿Cuántos trabajadores deberán ser formados y con qué objetivos?
• A esto responde la planificación de la formación y la promoción.
• ¿Qué gastos se espera que ocasione la realización de tales medidas?

A continuación se recogen las características básicas de la planificación de recursos humanos:

Estos elementos caracterizan a la planificación de Recursos Humanos.

El carácter referencial de la planificación estratégica se refiere precisamente a que permite determinar los requerimientos finales de personal en relación con la planificación general de la empresa, de ahí su carácter referencial.

El carácter técnico viene reflejado en el análisis interno y evaluación de la organización del trabajo que hace dentro de la organización, el establecimiento de un plan de RH supone estudiar la organización, sus objetivos, sus funciones, sus tareas, sus puestos de trabajo, las categorías profesionales de sus miembros así como sus capacitaciones profesionales.

Pero además evalúa la organización del trabajo precisamente para conocer la eficacia y la libertad en el trabajo, la estabilidad y la proyección y la calidad de las funciones desempeñadas. Estas acciones fomentan el desarrollo de estrategias de RH adecuadas a las características peculiares de la empresa.

Permite afrontar el entorno precisamente por ese carácter flexible que tiene ya que incorpora una fase de previsión con la que se pretenden detectar las necesidades futuras, haciendo especial referencia al mercado, tecnología, clientes, cambio y gestión. Podríamos decir que hace sitio para el cambio.

Estas características imprimen en la planificación estratégica un carácter dinámico. Al ser un proceso continuo y flexible fomenta el pensamiento crítico y el desarrollo de nuevas iniciativas, síntomas ambos de esta dinamicidad.

Finalmente la proyección temporal de la planificación estratégica va de 3 años en adelante. Intervienen elementos de muy difícil previsión. Se trata de planes generales, indicativos, que detectan modificaciones en el entorno y permiten introducir medidas acerca de las necesidades futuras en los procesos.