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Estándares de rendimiento para un recepcionista

Publicado por Luisa en

Los recepcionistas son profesionales que trabajan de cara al público. Tal y como su nombre indica, su función es recibir a los usuarios de una entidad determinada. Las empresas que cuentan con la figura de un recepcionista pueden ser de naturaleza muy diversa: desde un hotel hasta un centro sanitario o unas instalaciones deportivas. En función del ámbito de trabajo, el recepcionista necesitará una formación u otra. De todas formas, una cosa está clara: los trabajadores que se dedican a esta tarea deben mantener siempre una actitud agradable y hospitalaria. ¿Te gusta trabajar en contacto con la gente? ¿Te interesa la gestión de documentos? Si la respuesta es sí, quizá deberías plantearte trabajar como recepcionista. En este post, te explicamos cómo formarte para lograrlo. ¡Solo tienes que decidir cuándo empiezas!

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ESTÁNDARES DE RENDIMIENTO

¿Por qué crear estándares? Aunque Peli fue uno de los primeros fabricantes en utilizar procedimientos de comprobación cuantificables, se constató la necesidad de desarrollar un lenguaje común que los clientes pudieran utilizar para seleccionar la linterna más adecuada a sus necesidades.

En consecuencia, el Instituto Nacional de Normalización Estadounidense (ANSI), en colaboración con las empresas del sector de la iluminación, desarrolló una serie de estándares de rendimiento y de símbolos para expresar eficazmente las características y ventajas de una linterna.

Estas normas están acreditadas por ANSI, una organización privada sin ánimo de lucro que supervisa el desarrollo de estándares por consenso voluntario para productos, servicios, procesos, sistemas y personal en los Estados Unidos.

La organización se encarga también de coordinar los estándares estadounidenses con los estándares internacionales, de forma que los productos estadounidenses puedan utilizarse en todo el mundo.

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¿Qué es un recepcionista?

Un recepcionista es una persona encargada de la administración y del apoyo en la oficina. Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.

Si alguien decide dedicarse a esta profesión tiene que saber que será el primer contacto con la compañía y que proporcionará el apoyo administrativo necesario a lo largo de toda la organización. Será la encargada de gestionar el flujo de gente a lo largo del día y de asegurarse de que todas las tareas de la administración hayan sido completadas de forma precisa, a tiempo, con alta eficiencia y calidad.

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Descripción

Los Recepcionistas son el primer contacto de los clientes y empleados con la empresa u organización con la que desean contactar o donde trabajan. Su función principal es darle la bienvenida a los visitantes e indicarles a dónde se deben dirigir. También se encargan de responder los requerimientos de clientes y empleados, tanto en persona como por vía telefónica.

En ciertos casos, especialmente en el caso de compañías pequeñas, las tareas de los Recepcionistas tienden a coincidir con las de un Asistente Administrativo, las cuales, a su vez, pueden incluir funciones de Recursos Humanos (Contabilidad y Logística). Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en una variedad de entornos institucionales y comerciales, tanto del sector público como del privado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Recepcionista:


  • Crear un ambiente acogedor, recibiendo, informando y guiando a los visitantes, empleados y proveedores de manera cordial, amigable y profesional:
  • Recibir a los visitantes, determinar la naturaleza u objetivo de su visita y guiarlos a sus destinos correspondientes.
  • Controlar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso del departamento de seguridad, tomando nota de los datos de los visitantes.
  • Entregar pases de seguridad en caso de ser necesario.
  • Reportar cualquier actividad sospechosa a los agentes de seguridad.
  • Hacerse cargo de todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes entrantes y salientes:
  • Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos entrantes, además de remitir los requerimientos de una persona al departamento pertinente.
  • Tomar mensajes y remitirlos a la persona correspondiente.
  • Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
  • Coordinar servicios de Courier y mensajería.
  • Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en persona, por vía telefónica o por correo electrónico:
  • Responder preguntas, resolver problemas o quejas y orientar a los visitantes apropiadamente.
  • Redactar y distribuir memos para informar tanto a clientes como al personal de la empresa.
  • En algunos casos, promover los servicios o productos de la empresa.
  • Llevar un registro manual o computarizado y ocuparse del calendario de citas, de reservas del salón de reuniones, de las listas de contactos, de los pagos recibidos y enviados, de recibos, entre otros.
  • Archivar y organizar documentos (correos electrónicos, facturas, recibos, reportes, entre otros) tanto físico como en formato digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos, entregar recibos y llevar la contabilidad cuando sea necesario.
  • Mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento:
  • Coordinar el debido mantenimiento del equipo de oficina.
  • Realizar pedidos de materiales de oficina cada vez que sea necesario y mantener un inventario de los mismos.
  • En algunos casos, encargarse de los procesos de apertura y cierre de la oficina.
  • Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo, como lo son la revisión de documentos, procesar textos, la gestión del correo, las tareas financieras, el archivado y mantenimiento de registros de pagos, facturas, hojas de cálculo y otros documentos.
  • Cerciorarse de que en todo momento se sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.

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Responsabilidades

El recepcionista cuanta con un gran numero de responsabillidadesEl recepcionista cuanta con un gran numero de responsabillidades

  • Servir a los visitantes, saludándolos, dándoles la bienvenida, y anunciándolos de forma adecuada.
  • Responder, registrar y devolver las llamadas de teléfono así como de proporcionar la información básica si es necesaria.
  • Recibir y responder diariamente a los emails, notificaciones, avisos o certificados.
  • Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso (monitorizándolo a través de pantallas, pidiendo autorizaciones, etc).
  • Actualizar las citas en el calendario así como mantener al día las reuniones y agendas necesarias.
  • Realizar otras tareas como son el fotocopiado, la impresión de documentos, el fax, etc

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¿Qué perfil encaja con esta profesión?

Como acabamos de apuntar, son necesarias algunas destrezas para que el trabajo en la recepción se desarrolle con éxito. Si bien una parte importante tiene que ver con la personalidad del profesional, otras aptitudes pueden ser adquiridas mediante la formación. Estos son algunos de los requisitos fundamentales para ejercer como recepcionista:

  • Tener capacidad de comunicación con clientes.
  • Manejar con soltura los programas informáticos necesarios.
  • Realizar cálculos con facilidad y redactar de forma fluida.
  • No asustarse ante grandes cantidades de información.
  • Gestionar el estrés.
  • Tener un aspecto cuidado.
  • Demostrar interés por el ámbito de trabajo: salud, turismo, deporte, etc.
  • Ser capaz de gestionar información confidencial.
  • Mostrar una buena predisposición a aprender idiomas.
  • Saber trabajar en equipo.
  • Mantener una actitud relajada y conciliadora.

¿Te gustaría encontrar una faena de cara al público? ¿Te atrae el sector del turismo o de la salud? Pues consulta los cursos disponibles en Emagister y empieza a estudiar. Tú puedes ser el siguiente en trabajar como recepcionista, ¡atrévete!

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Requisitos necesarios para ser recepcionista

El apreton de manos es un gesto que ayuda a interpretar la conducta del visitanteEl apreton de manos es un gesto que ayuda a interpretar la conducta del visitante

  • Demostrar haber tenido experiencia previa en roles similares
  • Manejarse de forma adecuad con el Paquete de Microsoft Office
  • Apariencia profesional
  • Habilidades de comunicación sólidas, tanto en el aspecto verbal como escrito
  • Habilidades para la buena organización, la multitarea, y para priorizar funciones así como para poder trabajar bajo presión

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Categorías: Artículos

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