Funciones de la contabilidad financiera de negocios

Las funciones de contabilidad se relacionan en general con que las cuentas y los estados financieros de la empresa mantengan un buen funcionamiento en función de que pueda mantener su estabilidad.

Las 5 funciones principales del departamento de contabilidad

A pesar de que algunas personas puedan tener opiniones diferentes sobre las funciones de la contabilidad, los roles y tareas esenciales de cualquier departamento especializado en esta área son las siguientes:

• Salida de dinero – realizar pagos o mantener las facturas pagadas
• Entrada de dinero – procesar los pagos recibidos
• Nómina de sueldo – asegurarse de que todos los trabajadores son pagados (incluyendo el estado)
• Presentación de informes – preparar informes financieros
• Controles financieros – evitar errores, fraudes o robos

1. Cuentas por pagar (salida de dinero)

Las cuentas que hay que pagar deben realizarse a tiempo para evitar intereses o recargos

Con el objetivo de mantener las relaciones con los vendedores hay que asegurarse de que cada persona recibe el dinero que le corresponde a tiempo. La función del departamento de contabilidad incluye mantener el ojo en las oportunidades, para ahorrar dinero. Por ejemplo, determinar si hay descuentos o incentivos disponibles por pagar cuanto antes a ciertos vendedores. Por lo menos, deben ser programados para asegurarse de que el pago del dinero se realiza a tiempo, para evitar posibles cargos.

2. Cuentas por cobrar y renovar (entrada de dinero)

Otra tarea crítica del departamento de contabilidad es la de tener en cuenta y realizar un seguimiento de los cobros, incluyendo las facturas pendientes y cualquier acción de cobro requerida. Las personas encargadas de esta función son responsables de crear y rastrear las facturas. La responsabilidad incluye el asegurarse de que los clientes paguen sus deudas a tiempo, así que el sistema de recordatorios amistosos es crucial.

3. Nómina de sueldo

El departamento de contabilidad debe revisar las nominas y los sueldos

La nómina de sueldo es otra de las funciones principales del departamento de contabilidad. Se centra en asegurarse de que todos los empleados son pagados de forma precisa y a tiempo. En el mismo tiempo se evalúa el impuesto adecuado y la tasa de pago con el estado o las agencias federales del gobierno.

4. Informes y estados financieros

La razón principal de por qué se guardan los datos de forma adecuada en el software de contabilidad, es para preparar los informes financieros pudiendo ser utilizados para la presupuestación, previsión y otro tipo de procesos de toma de decisión. Adicionalmente, se necesitan de otros informes para comunicárselos a los inversores, bancos y otros profesionales que desempeñan un papel en el crecimiento del negocio.

5. Controles financieros

Los controles financieros son necesarios para conocer los progresos o retrasos que realiza una empresa

Los controles financieros incluyen las reconciliaciones, dividir las responsabilidades y seguir los estándares establecidos en los principios de contabilidad. Todos deben evitar errores, fraudes o engaños de cualquier tipo. El trabajo del inspector es asegurarse de que los procedimientos se realicen de forma adecuada y de manejar el proceso sin que existan errores.

Estos son los roles y las funciones principales del departamento de contabilidad de una empresa. Por supuesto, hay muchas más responsabilidades dentro de él y un sinfín de subcategorías. Aquellas que dependerán de la naturaleza específica de cada negocio. Por el momento, el control del inventario y su seguimiento, las formas gubernamentales y las declaraciones de impuestos, así como la recaudación de fondos podrían ser otras áreas esenciales en el foco de responsabilidad del departamento de contabilidad.

Fuentes:

Características de la contabilidad financiera

Para entender un poco mejor el concepto de contabilidad financiera también deberías saber cuáles son sus principales características.

• Es preciso implantarla en una empresa para informar debidamente de los hechos desarrollados.
• Permite presentar informes o documentos contables a terceros sobre los movimientos financieros del negocio.
• Satisface la totalidad de las operaciones de la compañía de manera cronológica e histórica.
• Debido a su obligatoriedad se emplea como algo frecuente en el ámbito empresarial.
• Se fundamente en los principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de una compañía.

Con todo esto, la principal misión de la contabilidad financiera es la de proporcionar información útil para la toma de decisiones económicas, en donde se analiza el patrimonio y los distintos movimientos económicos.

Tipos de contabilidad

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Características

Algunas de las características de la contabilidad financiera comúnmente citadas son:

• Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.
• Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.
• Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar oportunamente de los hechos desarrollados.
• Se utiliza como lenguaje común en los negocios debido a su obligatoriedad.
• Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.
• Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de libros por partida doble.

Mallo y Pulido (p.13) establecen, como características básicas de la contabilidad administrativa, las siguientes:

• La idea central se basa en discernir las relaciones económicas entre la entidad sujeto principal de la contabilidad de la empresa (representada por el patrimonio neto de los propietarios), y el resto de los agentes que están relacionados con ella a través de diversos contratos.
• Su método en la práctica se basa en la dualidad convencional existente entre los activos o inversiones que efectúa la empresa y su correspondiente financiación ajena o propia, lo cual se conoce como partida doble, y que supone mantener un continuo equilibrio entre el activo y el pasivo, tanto en cada una de las transacciones como en sus agregados, que componen las Cuentas Anuales. La ecuación fundamental del patrimonio de la empresa es la siguiente: Activo = Pasivo exigible + Patrimonio neto
• Establece la homogeneización de los valores de los elementos patrimoniales en una moneda común, lo que permite a su vez expresarlo en otras divisas, mediante su conversión al aplicar el tipo de cambio correspondiente.
• Mediante el desarrollo de las distintas cuentas que componen un Plan de Cuentas, capta, mide, representa y valora en unidades monetarias las variaciones de los elementos patrimoniales, así corno los ingresos y gastos de cada periodo.
• Funciona bajo el supuesto de continuidad de las actividades de las empresas de índole económica y financiera, por lo que los resultados reales de una empresa no se podrían conocer hasta su liquidación definitiva; sin embargo, se complementa con la rendición de cuentas periódicamente. En definitiva, registra las transacciones que afectan al patrimonio desde el principio del ejercicio hasta el final, tal como muestran los balances periódicos preparados.

Objetivos de la contabilidad financiera

Podemos decir que los objetivos de la contabilidad empresarial es proporcionar información, tanto a los socios como a entidades financieras. Aunque, el principal objetivo es proporcionar información detallada y razonada con base en los registros contables y las operaciones realizadas.

Para que esto ocurra, debemos de tener en cuenta:

• Que los registros y los procedimientos técnicos estén adaptados a la variedad de operaciones que pueda realizar un determinado ente como puede ser una entidad bancaria.
• Poder interpretar esos resultados con el fin de poder proporcionar esa información de manera más detallada y mejor razonada.
• Que las operaciones registradas estén clasificadas para que de esta forma se puedan obtener objetivos propuestos.

En este sentido, y con toda esta información suministrada, se podrá cumplir con dos objetivos: uno administrativo y el otro financiero.

El primero, el administrativo, será ofrecer información a los usuarios internos para que puedan suministrar y facilitar la planificación, toma de decisiones y el control de las operaciones.

El financiero será proporcionar información a los usurarios externos de las operaciones realizadas, generalmente en el pasado. De ahí que a veces también se le denomine contabilidad histórica.

Características de la contabilidad administrativa

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Elementos básicos de la contabilidad financiera

La Contabilidad Financiera se basa en un sistema ordenado en donde la unidad básica es una cuenta. Esta presenta una forma de T, con dos columnas en donde se anotan los movimientos (ingresos y egresos) del período bajo análisis.

La columna a la derecha se llama “Haber” y la columna de la izquierda se llama “Debe”. Una misma transacción se puede anotar tanto al Debe como al Haber dependiendo de qué representa exactamente en la cuenta que estamos observando.

Las anotaciones se deben hacer de la siguiente forma: (i) los débitos y los ingresos se anotan al debe y, (ii) los créditos o gastos se anotan al haber.

Al momento de la anotación se debe tener en cuenta la siguiente regla simplificada: las cuentas de activo y de resultados negativos se suman por el Debe y restan por el Haber, mientras que las cuentas de pasivo, patrimonio neto y de resultados positivos se suman por el Haber y restan por el Debe.

El Plan General de Contabilidad:

Todo contable debe seguir el Plan General de Contabilidad (PGC), el texto que contiene las normas básicas de la contabilidad española.

El PGC se estructura de la siguiente forma:

• Introducción: cuestiones más importantes a tener en cuenta.
• Marco Conceptual: conjunto de fundamentos y conceptos básicos que deben incluir las cuentas anuales y sus elementos, los principios contables, los criterios de valoración, y los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.
• Normas de Registro y Valoración: desarrolla los principios contables y otras disposiciones contenidas en el marco conceptual.
• Cuentas anuales: balance; cuenta de pérdidas y ganancias; estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria.
• Cuadro de Cuentas: financiación básica, inmovilizado, existencias, acreedores y deudores por operaciones del tráfico, cuentas financieras, compras y gastos, ventas e ingresos, gastos imputados al patrimonio neto e ingresos imputados al patrimonio neto.
• Definiciones y Relaciones Contables: desarrollo pormenorizado del cuadro de cuentas.

Las cuatro primeras partes son de aplicación obligatoria para todas las empresas y las dos últimas voluntarias.

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Normativa en España

La Contabilidad Financiera en España se rige por el Plan General de Contabilidad (PGC). El PGC fue creado en el año 1973 y actualizado en el año 2007.

Diferencias

Alcarria (p.17) las sintetiza en el siguiente cuadro:

Semejanzas

Cuevas (p.6) plantea las siguientes:

1. Las mismas consideraciones que hacen los PCGA para propósitos de contabilidad financiera, son comunes a los propósitos relevantes de la contabilidad gerencial. Por ejemplo, la administración no puede apoyarse en sistemas carentes de verificación, estimaciones subjetivas de utilidad, etc., lo cual obedece a la misma idea de que los conceptos de costos e ingresos estén basados en la objetividad.
2. La información operativa se usa tanto en la preparación de los estados financieros como en la contabilidad gerencial. Hay un supuesto, por tanto, básico para recoger la información: proceder de acuerdo con los Principios Contables Generalmente Aceptados; hacerlo de otra forma implicaría duplicar la tarea.

En el siguiente video, de la Escuela de Negocios y Dirección, se hace una introducción al concepto de la contabilidad financiera, una buena oportunidad para complementar los conceptos ya expuestos en el texto.

Bibliografía

• Alcarria Jaime, José J. Contabilidad financiera I. Publicacions de la Universitat Jaume I. 2008.
• Galindo Bueno, José Antonio. Los Costes y la contabilidad financiera en la empresa agroalimentaria: una introducción. Ed. Univ. Politéc. Valencia, 2004.
• Mallo, Carlos y Pulido, Antonio. Contabilidad financiera. Un enfoque actual. Editorial Paraninfo, 2008.
• Solorio Sánchez, Eva Raquel. Contabilidad Financiera. Palibrio, 2012.

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