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Cómo responder un correo electrónico de cortesía de tu jefe

Publicado por Luisa en

Página 11: Responder un mensaje de correo electrónico

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Paso 1

Responde al correo electrónico con un simple «gracias». Debes ser breve e ir al grano, acusando recibo de las felicitaciones. Puede ser tan simple como «Gracias por pensar en mí. Es bueno saber de ti». Si el mensaje de felicitación es de un amigo o miembro de la familia, no es necesario utilizar un saludo formal en tu respuesta por correo electrónico. Si se trata de un contacto profesional o alguien menos cercano, considera el uso de un saludo más formal, como «Estimado Sr. Smith» o «Estimado Dr. Johnson».

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Ver cómo hacerlo

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Responder o reenviar un mensaje de correo electrónico es una de las tareas más comunes en Microsoft Office Outlook 2007. Aquí se tratan los conceptos básicos de responder o reenviar un mensaje. Ayuda sobre cómo personalizar los mensajes de correo electrónico, como cambiar el fondo o agregar datos adjuntos, está disponible en otros temas.

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Paso 2

Incluye información acerca de lo que que sigue ahora que has logrado lo que te propusiste hacer. Este tipo de respuesta será más que un simple agradecimiento de correo electrónico. Si la persona que envía las felicitaciones ha participado en la realización, ya sea como persona de apoyo o como un recurso, es una buena idea reconocer el apoyo y describir cómo vas a seguir considerándola para futuros proyectos.

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Leer un mensaje de correo


Para responder un mensaje, primero debes saber cómo leerlo. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:

Haz clic en el botón Recibidos, Entrada o Bandeja de entrada, según el proveedor del servicio que hayas elegido, e ingresa a la Bandeja de entrada de tu cuenta de correo.

Paso 2:

Selecciona el mensaje que quieras leer y revisa su contenido.

Paso 3:

Identifica los botones: Responder, Responder a todos y Reenviar, ubicados en la parte superior del panel de lectura.

Leer un mensaje de correo electrónico

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Método

Darle formato al correo electrónico

  1. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_1

    Usa una dirección de correo electrónico profesional. Idealmente, tu dirección de correo electrónico debe ser una variación de tu nombre verdadero, no un nombre de usuario o apodo. Usa puntos, guiones o guiones bajos para asegurar una dirección de correo que sea solamente tu nombre, sin número o letras adicionales, si puedes.

    • Por ejemplo, chicogenial0127@ladireccióndecorreo.com se verá poco profesional. Sin embargo, meredith.athena.calhoun@ladireccióndecorreo.com será apropiado.
  2. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_2

    Cíñete a una fuente de letra profesional. La mayoría de los servicios de correo electrónico ahora te permiten la opción de escribir en una variedad de fuentes y estilos de texto. Sin embargo, para enviar un correo electrónico formal, mantén las cosas conservadoras con fuentes como Times New Roman y Arial. Evita las fuentes decorativas como Comic Sans u Old English. Asimismo:

    • Escribe tu correo electrónico en un tamaño de fuente de letra legible, como la 12.
    • Evita los estilos especiales como la cursiva, la negrita, el subrayado o las fuentes multicolores a menos que estén justificadas por el contenido y el propósito del correo electrónico.
    • No uses las mayúsculas para todo el texto. Esto hará parecer como si estuvieras gritándole al destinatario.
  3. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_3

    Usa un asunto de correo corto y apropiado. Usa palabras claves en la línea de asunto que sugieran exactamente el tema sobre el que estás escribiendo, en solo unas cuantas palabras. Esto ayudará a asegurar que los lectores no pasen por alto tu correo electrónico debido a que la línea de asunto está en blanco, es demasiado vaga o sugiere que el correo no es importante.

    • Los asuntos como “Pregunta rápida”, “Poniéndome en contacto contigo” o “Correo sobre un tema importante” son demasiado vagos u obvios para ser útiles.
    • Por otro lado “Horario, lista de invitados, solicitudes de almuerzo y reunión general el 12 de marzo” es demasiado largo y abarca varios temas.
    • Sin embargo, “Reunión: escalera mecánica dañada el 12 de marzo” es corto y directo. Alerta al destinatario de un solo tema principal y una fecha específica.

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Paso 3

Escribe a mano una nota de agradecimiento en una tarjeta y envíala por correo. Mientras que un correo electrónico de felicitación no necesariamente tienes que responderlo con una nota de agradecimiento escrita a mano y enviada por correo, hay algunas circunstancias en las que es apropiado. Por ejemplo, si el mensaje viene de un nuevo empleador, una nota de agradecimiento escrita a mano y enviada por correo es una respuesta apropiada. En tu nota, expresa tu agradecimiento por la oportunidad de empleo y describe brevemente por qué estás deseando empezar tu nuevo trabajo.

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Método

Escribir el mensaje

  1. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_4

    Usa un saludo apropiado. Siempre empieza un correo electrónico formal con un saludo. Abordar al destinatario por su nombre (si lo conoces) es preferible. Incluye el título de la persona (Sr., Sra., Dr., etc.) con su apellido, seguido de una coma o dos puntos. Puedes preceder el saludo con “Querido(a)…” si lo deseas.

    • Si no sabes el nombre de la persona a quien le escribes, usa un saludo como “Estimado señor (o señora)” o “A quien corresponda”.
    • No uses “Hola”, “Oye”, “Hey” u otros saludos informales.
  2. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_5

    Preséntate en el primer párrafo (si es necesario). Si vas a escribirle a alguien con quien no tienes ninguna relación existente, como un nuevo cliente, gerente de contratación o funcionario del gobierno, dile quién eres y por qué le escribes. Hazlo en la primera o segunda oración del correo electrónico.

    • Por ejemplo, si le escribes a un empleador potencial, puedes decir “Me llamo Earl Rivers. Me pongo en contacto con usted para postular al puesto de auxiliar administrativo que aparece en CareerXYZ.com”.
  3. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_6

    Prioriza la información más importante. Una vez que te hayas presentado y hayas expuesto la razón general por la que escribes, puedes continuar con el cuerpo del correo electrónico. Coloca el contenido más importante cerca de la parte superior. Esto respeta el tiempo del destinatario y hace que el propósito de tu correo electrónico sea claro.

    • Si le vas a escribir a un oficial del gobierno, por ejemplo, puedes empezar al decir “Mi nombre es Arlene Rivers. Conseguí su dirección de correo electrónico del sitio web Westchester County Clerk. Le escribo para disputar la citación de tráfico que recibí el 31 de diciembre de 2009”.
  4. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_7

    Ve al punto. Para un correo electrónico formal, está bien ser directo, siempre y cuando seas educado. Andar con rodeos solo hará que el lector se pierda y se le haga más difícil descubrir lo que quieres o necesitas de él.

    • Por ejemplo, si le vas a escribir a un profesor, no desperdicies espacio innecesario como: “Soy Darlene Frankreich. ¿Me conoce? Química en el salón 221 es mi clase favorita. Me encanta la manera en que las lecturas están organizadas. Siempre puedo estar al día y saber qué vendrá en los exámenes. Hablando de exámenes, estaba pensando en el siguiente examen…”.
    • En su lugar, será mucho más claro escribir algo como “Soy Darlene Frankreich. Soy estudiante de su clase de Química en el salón 221, y le escribo acerca de un posible conflicto con el horario del examen”.
  5. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_8

    Mantenlo corto. No existe ninguna extensión establecida que defina cuán largo debe ser un correo electrónico. Sin embargo, es una buena idea mantener un correo electrónico del tamaño de una pantalla de computadora portátil o computadora de escritorio.

    • Si tu correo electrónico es relativamente largo, divídelo en párrafos cortos. Ingresa un salto de línea entre cada párrafo en lugar de sangría.
  6. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_9

    Usa un lenguaje formal. Debido a que los correos electrónicos formales se escriben para contextos profesionales, querrás dar una buena impresión. Usa oraciones completas y frases corteses. Evita cosas como:

    • coloquialismos
    • contracciones innecesarias
    • emoticones y emojis
    • blasfemias
    • bromas
  7. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_10

    Usa una manera adecuada de cerrar. Al igual que con los saludos, existe una gran variedad de cierres que son aceptables para los correos electrónicos formales. Asegúrate de concluir con tu nombre completo y título de trabajo u otra firma (si tienes una). Algunos ejemplos de posibles cierres incluyen:

    • “Atentamente”;
    • “Cordialmente”;
    • “Respetuosamente”;
    • “Los mejores deseos”;
    • “Su estudiante”.

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¿Cómo Responder a una Introducción de Correo Electrónico con Buenos Modales?

Si estás recibiendo correos electrónicos de introducción ¿Qué deberías hacer? Puedes preguntarte cómo responder un correo electrónico de introducción.

La manera en que respondes este tipo de correos hace una impresión en tu nueva conexión. Como mencionamos antes, quieres que esa impresión sea buena.

Sigue Estos 4 Pasos para Hacer una Buena Impresión

Hay buenos modales que debes practicar para asegurarte y hacer una buena impresión. Cuando recibes un correo electrónico de introducción, sigue estos pasos:

  1. Interés – Tu primer paso en esto es decidir qué tan importante la introducción es para ti. En algunos casos (como un tono de venta, por ejemplo), puedes no estar buscando por una introducción o el contacto no satisface tus necesidades. Está bien hacer saber la otra parte que tu no estás interesado. En otros caso (una búsqueda de trabajo, por ejemplo), puedes haber solicitado una introducción. Lo que decidas determina el contenido de tu respuesta.
  2. Responde Rápido – Sin importar lo que decidas en el primer paso, deberías responder en un tiempo normalmente rápido. Comúnmente una introducción de negocios debería ser respondida en un día de trabajo. Deberías enviar una respuesta cortés incluso si no estás interesado en la conexión. Nunca sabrás lo que el futuro depara, y algún día necesitarás el contacto de nuevo.
  3. Personaliza tu Respuesta – Está bien basar tu respuesta en una plantilla, pero no lo envías la misma respuesta genérica para cada introducción de correo electrónico que recibes. Personaliza tu respuesta para que se adecue a las circunstancias que lo rodean. Añade o elimina información, como lo necesite. 
  4. Agradece la Referencia – Tu contacto original atravesó mucho para recomendarte; por eso hazle saber a tu contacto original como fue. Estarán dispuesto a ayudarte de nuevo si provees feedback. Incluso si la introducción no es deseada, haz saber a tu contacto educadamente que la conexión se adecua y explícale el porqué. Puedes necesitar ayuda de tu referencia una vez de vez en cuando.

Si te decides a usar plantillas de respuesta, la herramienta de Respuesta Pre-diseñadas de Gmail pueden ayudarte. Para más información en cómo hacerlo, mira este tutorial:

Ahora que entiendes el proceso de responder a la introducción de un correo, examinemos a algunos aspectos de cómo escribir una respuesta de introducción de correo electrónico. 

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Método

Prepararte para enviar el correo electrónico

  1. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_11

    Incluye cualquier archivo adjunto necesario. Si necesitas incluir algún archivo, asegúrate de mencionarlo en el cuerpo del correo electrónico de tal manera que el destinatario sepa que estás incluyéndolo. Sé cortes al tratar de mantener pequeño el número de archivos adjuntos y su tamaño, y al utilizar tipos de archivos comunes o ampliamente compatibles.

    • Por ejemplo, incluye una nota como “Le adjunto una copia de mi currículum y experiencia en formato PDF”.
  2. Imagen titulada Write a Formal Email Step 12

    Revisa el contenido, la ortografía y la gramática del mensaje. No confíes simplemente en el corrector ortográfico o gramatical del servicio de correo electrónico. Leer el correo electrónico en voz alta o dejar que alguien lo revise es una buena manera de detectar errores tipográficos o frases poco claras.

  3. Imagen titulada Write_a_Formal_Email_Step_13

    Asegúrate de que el correo electrónico no contenga información sensible. Siempre ten en cuenta que el correo electrónico no es un sistema de comunicación segura. Recuerda que los servidores de correo electrónico pueden ser hackeados o que el destinatario puede compartir intencional o accidentalmente información que no querías que fuera divulgada.

    • Evita incluir cosas como contraseñas, números de cuenta e información confidencial en un correo electrónico.

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No incluya automáticamente el mensaje original

  1. En la ventana principal Office Outlook 2007, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

  2. Haga clic en la ficha Preferencias y, a continuación, haga clic en Opciones de correo electrónico.

  3. En en respuestas y reenvíos, en la lista desplegable al responder a un mensaje, seleccione no incluir el mensaje original.

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