Cómo realizar un inventario en una biblioteca

Si te preguntan qué es un inventario y tuvieras que responder ya… ¿qué dirías?

Seguramente lo que otras muchas personas: una lista de objetos con cuántas unidades hay de cada uno.

¡Prepárate para contar!

1. Marcar ejemplares para realizar el inventario

Aunque este primer paso no es obligatorio, sí es recomendable su realización ya que bloqueará los ejemplares que se van a inventariar impidiendo su préstamo y mostrándolos en el opac como pendientes de inventariar.

Para ello:

1. En el desplegable, optar por Marcar ejemplares para inventario

2. Seleccionar los campos por los que quiera restringir los ejemplares que se van a inventariar y Aceptar  

A partir de este momento, esos ejemplares cambiarán de C-Circulación a I-Inventario.

Cuando el inventario haya terminado los ejemplares volverán a cambiar su situación de I-En Inventario a C-Circulación.

Dependiendo de las características de la biblioteca y de las dimensiones de la colección, es recomendable que a la hora de hacer el marcado de ejemplares se opte por realizar el proceso en varios tramos, por ejemplo, restringiendo el inventario a una sucursal, localización o tipo de ejemplar para hacer más operativo el procedimiento.

¿Qué protege el inventario?

El inventario consiste en la relación detallada e individualizada del conjunto de bienes y derechos. Por tanto, éste contendrá:

• Una lista completa, ordenada y detallada de los muebles y accesorios que se encuentra en una casa, apartamento o local.
• La condición de alfombras, paredes y puertas.
• Las condiciones y el estado de estos elementos al principio y al final del arrendamiento.
• Un reportaje fotográfico con el fin de acreditar el estado de los bienes.

El listado debe constar por escrito e ir firmado por ambas partes cuando vayamos a formalizar el contrato, suponiendo así la conformidad del mismo. Además, establecer un valor aproximado puede facilitar una posterior reclamación al causante o aseguradora.

Con ello podemos registrar todos y cada uno de los bienes accesorios que se encuentran en nuestra propiedad. Esto sirve de justificante en caso de controversia, y asegura la posible reclamación de cualquier desperfecto.

Otros inventarios

Saber cómo hacer un inventario también será muy útil para un contrato de compraventa de una vivienda o local. Recogerá todos los complementos muebles que en éste se incluye, su estado, y categoría, para una negociación del precio.

Existen inventarios de bienes que han de redactarse necesariamente por expertos y profesionales para su validez:

• Del patrimonio o bienes de una empresa: las empresas acostumbran a realizar inventarios con cierta periodicidad.  Es un cálculo meramente contable que sirve tanto para conocer detalladamente cuáles son los elementos que integran su patrimonio, así como su valor, estado de conservación y necesidad de suministro de nuevos productos. Los inventarios generales pueden ser realizados por la misma empresa, en cambio necesitaran un contable para el inventario anual. Tienen la obligación de hacer este cálculo cada vez que se cierra el periodo fiscal (habitualmente el 31 de diciembre), de cara a la declaración de impuestos.

• De los bienes gananciales: una vez disuelta la sociedad de gananciales, se procederá a su liquidación, que comenzará con un inventario del activo y pasivo de la sociedad para conocer la totalidad del patrimonio. Un gestor contable de patrimonios será la persona adecuada para esta labor.

No dudes en contactar con nuestros expertos si necesitas hacer inventario de sus bienes.

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«El objetivo de los inventarios no solo es conocer el material existente, sino saber que las condiciones en las que se encuentra y si son adecuadas para la venta.»

Hoy puedes mejorar tu proceso comercial y ahorrar tiempo al integrar cada una de las áreas involucradas en este proceso, dicho tiempo lo puedes dedicar para mejorar tu estrategia de comercialización o buscar nuevos mercados para tu negocio.

Sin duda, unos de los objetivos que debes de tener para tu negocio, es el de encontrar mejores herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo para llegar a las metas establecidas día con día.

¿Cómo hacer un inventario general? Puntos a tener en cuenta

Hay diversos métodos de los que partir para hacer un inventario, por lo que tienes que elegir el que mejor funcione en tu caso.

• Si tienes poca cantidad y variedad de productos, podrías llevar un control manual.
• Si vas a llevar el inventario mediante un programa informático, en un negocio pequeño puedes rellenar un Excel. Si no, es preferible utilizar un software específico para el control de los inventarios.

Imaginemos que vas a trabajar con Excel. En las celdas de la columna izquierda anotarás los nombres de los artículos. En las celdas de la fila superior colocarás los siguientes conceptos:

• Descripción.
• Código.
• Fecha de recepción.
• Fecha de venta.
• Precio.
• Cantidad.

Cuando damos un valor a este último concepto de cantidad, hay que tener en cuenta registrar los artículos que entran y restar los que salen.

Además de la organización de la tabla, te dejamos estos consejos que facilitarán tu control de inventario:

• Etiqueta cada producto, caja y contenedor para encontrarlos más fácilmente.
• Almacena los artículos iguales en un mismo lugar.
• Cuando recibas artículos de proveedores, asegúrate de que la cantidad que has recibido coincide con lo que dice el albarán de entrega.

Y lo más importante: realiza un inventario físico periódicamente. La periodicidad  la decides tú, pero generalmente suele ser mensual, trimestral o anual.

Como ves, estas pautas son bastante generales y te servirán para saber cómo hacer un inventario del material de tu almacén, sea cual sea tu empresa.

Ahora que tenemos estas pautas generales, veremos ejemplos de cómo hacer inventarios de tiendas, bienes y activos fijos.

2. Cómo realizar el inventario

Antes de hacer el inventario, es necesario que los códigos de barras de los ejemplares que se van a inventariar estén en un fichero de texto. Es importante que en este fichero vaya un código de barras debajo de otro, sin saltos de carro.

Los pasos para realizar el inventario serían:

1. Hacer clic en el botón Ejecutar 
2. En el campo Fichero de entrada se seleccionará el fichero con los códigos de barras de ejemplares a inventariar.
3. Si no quiere imprimir directamente el resultado del inventario y prefiere guardarlo, en Fichero de salida deberá escribir el nombre del fichero a conservar con los resultados del inventario.

Recuerde que estos ficheros que genera la aplicación se deben abrir con el Wordpad o con el Word.

4. Según desee restringir el inventario, deberá cumplimentar los campos que aparecen en la pantalla del inventario:

Algunos campos que pueden ser utilidad para acotar el inventario son los siguientes:

• Código de barras: intervalo de código de barras por el que quiere acotar el inventario (por ejemplo, entre 1000001 y 1000150).
• Fecha de registro: intervalo de fechas de los días de alta entre las que desea restringir la impresión. Recuerde que los datos se deben introducir con el formato: DD/MM/YYYY.
• Signatura: intervalo de signaturas a las que quiere ceñir el inventario.
• Biblioteca: si el usuario bibliotecario está asociado a biblioteca se completará automáticamente. En caso contrario, seleccione la biblioteca sobre la que se va a realizar el inventario.
• Sucursal: si el usuario bibliotecario está asociado a sucursal, se completará automáticamente. En caso contrario, seleccione la sucursal sobre la que se va a realizar el inventario.

Existen otras opciones de utilidad a la hora de realizar el inventario:

• En el inventario se podrá decidir si debe Incluir perdidos/expurgados, teniendo en cuenta que:
  • Si este campo no está seleccionado, los ejemplares que estén perdidos o expurgados en el fichero de entrada, se incluirán en el listado de ejemplares que no pertenecen.
  • Si este campo está seleccionado, los ejemplares que estén perdidos o expurgados en el fichero de entrada, se incluirán en el listado de ejemplares perdidos.
• Por otro lado, puede ocurrir que, al realizar el inventario, en la biblioteca aparezcan ejemplares inventariados que todavía constan como prestados dentro de la base de datos. En esos casos, si desea que la aplicación devuelva automáticamente esos ejemplares, deberá seleccionar el campo Devolución automática.
• Igualmente, es probable que haya ejemplares que no estén prestados, pero que tampoco se localicen en su sitio, en estas ocasiones la aplicación detectará que se han perdido. Para esta situación, se puede seleccionar el campo Pasar a revisión.

Los ejemplares que cumplan esta condición pasarán a tener el     Estado en R- Revisión.

Tanto la opción de Devolución automática como la de Pasar a revisión, únicamente se tendrán en cuenta si se ha marcado previamente la opción Marcar ejemplares para inventario.

5. Una vez acotados los campos por los que se quiere hacer el inventario y ejecutado el inventario, aparecerá información sobre el número de ejemplares inventariados:

• En Inventariados aparecerá la información sobre el número de ejemplares que contiene el fichero utilizado para realizar el inventario.
• En Perdidos figurará la cifra de los ejemplares que se han perdido. Es decir, que no están en el fichero utilizado para realizar el inventario, pero sí en la información relativa a ejemplares que guarda la aplicación.
• En No pertenecen se informa del número de ejemplares que están en el fichero pero que no corresponden a la restricción que se ha hecho al realizar el inventario (por ejemplo, no corresponde a la misma sucursal).
• En Prestados se informa del número de ejemplares que están prestados.
• No devueltos es el campo que informa del número de ejemplares que según la aplicación siguen prestados pero que están en el fichero utilizado para realizar el inventario, y por tanto están en la biblioteca.
• Incorrectos da detalles del número de ejemplares que se han introducido con un código de barras incorrecto.

Estos mismos resultados son los que se imprimirán en el fichero de salida indicado en el inventario.

Como se puede observar, mediante el inventario se puede tener controlado el fondo bibliotecario de una forma cómoda y fácil.

Soledad Domínguez Hernández

Técnico de Soporte de Bibliotecas

Imagen superior cortesía de Shutterstoc​k

¿Cómo hacer un inventario en una tienda de ropa? Programas TPV

En una tienda de ropa los inventarios se pueden complicar bastante porque tenemos productos con el mismo nombre y modelo pero con diferentes tallas y colores.

Estas variaciones también afectan al precio, razón por la cual un mismo producto puede llevar varios códigos.

En estos casos la gestión de la tienda se hace con un sistema de Terminal de Punto de Venta (TPV). Con este sistema se organizan todas las operaciones de la tienda.

Un TPV tiene tanto hardware como software. El hardware se compone de elementos como las cajas y los lectores de códigos de barras. El software lo tenemos en los ordenadores y permite, entre otras funciones, la gestión del stock y el inventario.

Te mostramos aquí debajo un vídeo con un ejemplo de Terminal de Punto de Venta específico para una tienda de ropa. También existen TPVs específicamente desarrollados para otros tipos de negocios.

¿Cómo haces tú los inventarios?

Esperamos que este artículo te haya resultado útil y hayas resuelto tus dudas acerca de cómo hacer un inventario. ¿Tienes una empresa y usas algún método o software distinto de los que hemos mencionado?

Cuéntanos tu método en la zona de comentarios. ¡Así aprendemos todos!