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Consejos para pasar la evaluación de asistente administrativa

Publicado por Luisa en

Las funciones de un asistente administrativo son muy variadas y de responsabilidad al tratarse de un puesto de trabajo de importancia dentro de una empresa.

Si te quieres postular a este puesto de trabajo y desconoces cuáles será concretamente tus tareas, sigue leyendo y las conocerás:

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Recepcionista asistente administrativo

Etimark – Distrito Capital , Caracas

– Atención telefónica. – Recepción y respuesta de Emails. – Recepción de facturas e ingreso en el sistema…

16 agosto

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Recepcionista asistente administrativo

Servicios Contables Dv, C.A. – Distrito Capital , Caracas

Inmobiliaria esta en Busqueda de Talento humano. Asistente Administrativo para cumplir funciones asociadas a: *…

16 agosto

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2- Planeación de eventos

La planificación de eventos de oficina también suele ser responsabilidad de los asistentes administrativos. El tamaño de esta responsabilidad puede ser variable de acuerdo con el tamaño de la empresa.

Un evento puede ser simplemente una junta o un almuerzo de negocios, pero también puede ser un congreso o una fiesta empresarial de mayor tamaño.

En cualquiera de los dos casos, el asistente deberá gestionar todos los criterios relacionados con el evento.

Esto incluye contactar proveedores, hacer reservaciones, elegir menús y decoración. Pero también incluye contactar, invitar y confirmar a los asistentes, ponentes y conferencistas en caso de que esto sea necesario.

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Recepcionista asistente administrativo

Biomedica Supply C.A. – Falcón , Carirubana

Ingresar pacientes al sistema.Generar ordenes de consulta. Dar citas de consultas. Ingresar proveedores al sistema….

15 agosto

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Parte

Crear un formulario de evaluación

  1. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 1

    Establece cuáles serán los deberes y responsabilidades principales. El primer paso es determinar cuáles son exactamente los deberes del asistente administrativo. No podrás evaluar a la persona hasta saber con qué criterios lo harás.

    • Por ejemplo, algunas responsabilidades estándar incluyen contestar teléfonos, saludar a las personas, administrar equipos, transmitir mensajes y correos, revisar cartas y publicaciones, organizar archivos y documentos, coordinar eventos y comprar artículos de oficina.
    • Otras responsabilidades podrían ser aprender el argot de la industria, poder manejar bien un horario de oficina y poder hacer mandados según resulte necesario.
  2. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 2

    Haz una lista de otras características. Los criterios de evaluación no necesariamente deben relacionarse con el puesto de trabajo. Por ejemplo, también podrías incluir características que esperas ver en una persona, tal como una actitud profesional, organizada, dispuesta y positiva.

  3. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 3

    Anota cuáles son tus expectativas. Debajo de cada deber, responsabilidad o característica, escribe lo que se espera para lograr una alta calificación de desempeño. También puedes anotar qué es lo que se contrapone a dicha característica.

    • Por ejemplo, debajo de «profesional», podrías escribir «se viste adecuadamente», «saluda a los clientes educada y oportunamente» y «mantiene el área de ingreso ordenada». En contraste, lo que podría contraponerse a esto incluye «no se viste adecuadamente», «es malcriado con los clientes» o «deja el área de salida desordenada».
  4. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 4

    Implementa un método de calificación estándar. Por ejemplo, puedes tener un sistema del 1 al 10, donde 10 es sobresaliente y cualquier punto por debajo de 4 es inaceptable. Deja un espacio debajo de cada característica donde el evaluador pueda escribir la justificación de la calificación.

  5. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 5

    Habla sobre estas expectativas con tu asistente administrativo. No es justo que tu empleado deba adivinar lo que esperas de él. Cuando contratas a un empleado, debes contar con una descripción del puesto de trabajo que explique estas expectativas. También puedes incluir el formulario de evaluación, de modo que tu asistente administrativo sepa exactamente lo que le espera.

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Conoce las funciones de un asistente administrativo

Las funciones de un asistente administrativo, si bien son variadas  se desarrollan siempre dentro del sector administrativo, dejando de lado el resto de los departamentos de la empresa, ya que de ellos se ocuparán otros profesionales.

  1. Recepción y revisión de los comprobantes de gastos y facturas.
  2. Elaboración de los cheques.
  3. Cancelación de las facturas por los pagos de servicios, los pagos a proveedores, el pago de las asignaciones si las hubiera y el pago de aportes.
  4. Creación de los fondos ya sean de los especiales, de funcionamiento, de los fijos y de asignaciones especiales.
  5. Registrar y controlar la caja chica incluyendo los soportes de la misma.
  6. El proceso y el cálculo de los viáticos que corresponden al personal que hace uso de los mismos.
  7. Elaboración de los recibos de pago y la entrega de los mismos al personal.
  8. Registro y mantenimiento de los depósitos bancarios.
  9. Transcripción y redacción de documentos y correspondencia variada del departamento administrativo.
  10. Mantenimiento y transcripción de la información en el sistema que se relaciona con el proceso del sector administrativo.
  11. El sistema de gestión de calidad es responsabilidad del asistente administrativo en función de cumplir y mantener su reglamentación.
  12. El asistente administrativo tiene la responsabilidad de cumplir y aplicar las normas dictadas por la organización.
  13. También es su responsabilidad mantener en resguardo la confidencialidad de toda la información que sea suministrada por el cliente y la empresa.
  14. Es su responsabilidad que los objetivos y funciones del área de administración sean cumplidas.
  15. El asistente administrativo debe cumplir y hacer cumplir las reglamentaciones relacionadas con la salud y seguridad que se establecen dentro del trabajo.
  16. En el caso de que tus funciones administrativas se relacionen con la gerencia de la empresa, tendrás la función de contratar empleados.

De este modo serás responsable de la elección de los candidatos que se entrevistarán con el gerente. Por esta razón ante esta responsabilidad, si ese candidato que elegiste no cumple con las expectativas de la empresa será tu responsabilidad despedirlo y atenerte a las consecuencias de haber realizado una mala selección del nuevo personal.

  1. Todas las empresas cuentan con políticas internas muy precisas que deben ser respetadas por todos los empleados, el asistente administrativo tiene la función de controlar que dichas políticas sean respetadas por todos los empleados como modo de proteger la empresa de un comportamiento inapropiado.
  2. Otra de las funciones del asistente administrativo tiene que ver con la atención al cliente incluyendo la solución a un problema con un cliente insatisfecho, pues ante una queja de un cliente, es el asistente administrativo quien debe saber cómo manejar la situación en pos de cuidar la reputación de la empresa, protegiendo sus intereses.
  3. Por lo general el asistente administrativo cumple la función de establecer el horario de trabajo de los empleados incluyendo su pago. Por esta razón es su responsabilidad la programación de los horarios para cada turno de trabajo.
  4. El asistente administrativo debe evaluar las necesidades particulares de cada empleado en función de por ejemplo decidir a cuál de ellos le otorga un día de descanso con sus explicaciones correspondientes.
  5. Debido a que cumple la función de generar el recibo de pago de los empleados, debe controlar la horas trabajadas de acuerdo a como se hayan programado y cumplido de acuerdo a la nómina del departamento administrativo.

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Recepcionista asistente administrativo

PLASTICPLUS, C.A. – Carabobo , Valencia

Se solicita asistente administrativo con experiencia edad comprendida en 19 a 30 años . horario de 8 am a 4 pm …

12 agosto

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Parte

Realizar las evaluaciones

  1. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 14

    Haz que las evaluaciones sean parte de tu rutina diaria o semanal. Es decir, no podrás evaluar a tu empleado una vez por año si no tienes notas que te respalden, ya que no puedes confiar solamente en tu memoria. A lo largo del año, haz notas sobre el desempeño de tu asistente administrativo, por lo menos, una vez por semana e incluye detalles específicos.

    • Por ejemplo, podrías escribir: «Tres clientes le hicieron cumplidos a X hoy. Dijeron que hizo un buen trabajo al ayudarlos a resolver su problema». En contraste, trata de no escribir cosas como: «X hizo un buen trabajo hoy». Asimismo, podrías escribir lo siguiente: «X no fue ordenado esta semana y perdió tres archivos importantes. X prometió mejorar». En contraste, trata de no escribir cosas como: «A X le faltan habilidades de organización».
  2. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 15

    Completa el formulario de evaluación. Cuando llegue el momento de la evaluación, utiliza tus notas para llenar el formulario. Añade los detalles que justifiquen cada calificación que otorgues. Asimismo, evalúa si tu asistente administrativo ha cumplido con las metas establecidas.

  3. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 16

    Presenta la información ante el asistente administrativo. Una vez que hayas evaluado a tu empleado, presenta la información en el formato que hayas escogido. Incluso si ya te reuniste con él, debes darle un registro escrito que trate sobre su desempeño.

    • Incluso si presentarás una evaluación desfavorable, trata de conservar una actitud profesional. Por ejemplo, no debes decir algo como «Eres un tipo muy emotivo y debes aprender a controlar tu vida». Por el contrario, debes decir algo como: «Hemos notado que tu vida familiar ha venido afectando tu vida personal por los últimos tres meses. Si bien nos damos cuenta de que tus problemas en casa han sido difíciles, esperamos que mantengas una actitud profesional mientras estés en el trabajo».
    • Hablen sobre cuáles serás las consecuencias. Por ejemplo, si la persona recibió una buena evaluación, enfatiza el hecho de que recibirá un bono. Por el contrario, si recibe una mala evaluación, será puesta a prueba.
  4. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 17

    Lleguen a un acuerdo mutuo sobre qué áreas requieren una pronta mejora. Coopera para revelar en qué maneras realistas el empleado puede mejorar, como darle más tiempo para cumplir con sus horas límite para la entrega de informes. Ambos deben estar dispuestos a ceder un poco. Es decir, si el empleado no puede cumplir de manera realista con determinadas metas, entonces debes ajustar dichas metas. Sin embargo, si el empleado no realiza su trabajo porque no se concentra, entonces debe ser él quien encuentre una manera de ajustarse.

    • Ofrécete a entrenar a tu empleado para ayudarlo a vencer sus debilidades. Asegúrate siempre de hacer que el asistente administrativo se sienta valorado.
  5. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 18

    No evalúes la personalidad. Salvo que la personalidad del empleado afecte su trabajo, concéntrate únicamente en el trabajo que la persona hace. En otras palabras, sé objetivo al evaluar cómo le va a la persona sin involucrarte en conflictos relativos a la personalidad.

    • Si la personalidad del empleado afecta su trabajo, concéntrate en el trabajo y no en la persona. Por ejemplo, podrías decir: «X ha sido malcriado con los clientes, por lo menos, una vez por semana, causándonos pérdidas en las utilidades», y no «X es demasiado emotivo».
  6. Imagen titulada Evaluate an Administrative Assistant Step 19

    Prueba evaluar a tu empleado sin que lo sepa. Si deseas evaluar cómo interactúa tu asistente administrativo con los demás cuando tú no estás, contrata a personas para que ingresen a la empresa, pidan ayuda o llamen por teléfono. Dales un guion y un formulario para evaluar el desempeño de tu asistente.

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Conoce las funciones de un asistente administrativo

Las funciones de un asistente administrativo, si bien son variadas  se desarrollan siempre dentro del sector administrativo, dejando de lado el resto de los departamentos de la empresa, ya que de ellos se ocuparán otros profesionales.

  1. Recepción y revisión de los comprobantes de gastos y facturas.
  2. Elaboración de los cheques.
  3. Cancelación de las facturas por los pagos de servicios, los pagos a proveedores, el pago de las asignaciones si las hubiera y el pago de aportes.
  4. Creación de los fondos ya sean de los especiales, de funcionamiento, de los fijos y de asignaciones especiales.
  5. Registrar y controlar la caja chica incluyendo los soportes de la misma.
  6. El proceso y el cálculo de los viáticos que corresponden al personal que hace uso de los mismos.
  7. Elaboración de los recibos de pago y la entrega de los mismos al personal.
  8. Registro y mantenimiento de los depósitos bancarios.
  9. Transcripción y redacción de documentos y correspondencia variada del departamento administrativo.
  10. Mantenimiento y transcripción de la información en el sistema que se relaciona con el proceso del sector administrativo.
  11. El sistema de gestión de calidad es responsabilidad del asistente administrativo en función de cumplir y mantener su reglamentación.
  12. El asistente administrativo tiene la responsabilidad de cumplir y aplicar las normas dictadas por la organización.
  13. También es su responsabilidad mantener en resguardo la confidencialidad de toda la información que sea suministrada por el cliente y la empresa.
  14. Es su responsabilidad que los objetivos y funciones del área de administración sean cumplidas.
  15. El asistente administrativo debe cumplir y hacer cumplir las reglamentaciones relacionadas con la salud y seguridad que se establecen dentro del trabajo.
  16. En el caso de que tus funciones administrativas se relacionen con la gerencia de la empresa, tendrás la función de contratar empleados.

De este modo serás responsable de la elección de los candidatos que se entrevistarán con el gerente. Por esta razón ante esta responsabilidad, si ese candidato que elegiste no cumple con las expectativas de la empresa será tu responsabilidad despedirlo y atenerte a las consecuencias de haber realizado una mala selección del nuevo personal.

  1. Todas las empresas cuentan con políticas internas muy precisas que deben ser respetadas por todos los empleados, el asistente administrativo tiene la función de controlar que dichas políticas sean respetadas por todos los empleados como modo de proteger la empresa de un comportamiento inapropiado.
  2. Otra de las funciones del asistente administrativo tiene que ver con la atención al cliente incluyendo la solución a un problema con un cliente insatisfecho, pues ante una queja de un cliente, es el asistente administrativo quien debe saber cómo manejar la situación en pos de cuidar la reputación de la empresa, protegiendo sus intereses.
  3. Por lo general el asistente administrativo cumple la función de establecer el horario de trabajo de los empleados incluyendo su pago. Por esta razón es su responsabilidad la programación de los horarios para cada turno de trabajo.
  4. El asistente administrativo debe evaluar las necesidades particulares de cada empleado en función de por ejemplo decidir a cuál de ellos le otorga un día de descanso con sus explicaciones correspondientes.
  5. Debido a que cumple la función de generar el recibo de pago de los empleados, debe controlar la horas trabajadas de acuerdo a como se hayan programado y cumplido de acuerdo a la nómina del departamento administrativo.

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4- Atención telefónica y virtual

Dentro de la categoría de la atención a usuarios se incluye la atención telefónica y virtual. En el caso de la atención telefónica se incluye la orientación de los clientes y socios, al igual que la organización y administración de agendas.

Cuando se refiere a la atención virtual, las tareas dependerán de los canales dispuestos por la empresa para la atención al público o la gestión de información.

En algunos casos se trata de gestionar el correo electrónico, responder, reenviar o archivar mensajes según sea necesario.

En otros casos, cuando los canales de comunicación virtual son más diversos, pueden incluirse otras tareas, como la atención al público a través de sistemas de chat o inclusive responder inquietudes a través de las redes sociales de la empresa.

En empresas grandes es usual que exista personal enfocado específicamente en la atención de estos canales de comunicación. Cuando las empresas son pequeñas, esta tarea suele quedar en manos de los asistentes administrativos.

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Integ – Distrito Capital , Caracas

Atenciónde todas las llamadas, correos electrónicos, correspondenciaentrantes y salientes, recepción de documentos,…

17 junio

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