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Pasos básicos para escribir un reporte técnico

Publicado por Luisa en

¿Crees que escribir un guion es fácil? Escribir un guion no es fácil. Ni tampoco es una cosa que puedas hacer en un par de días. Desde que tienes una idea hasta que puedes dar por terminado el guion (si es que ese momento llega algún día) no solo hay muchas horas de trabajo sino que requiere una gran paciencia, disciplina y mucha autocrítica. He repasado todos los pasos que doy cuando escribo un guion y… ¡son una docena!

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Advertencias

  • Bajo ninguna circunstancia debes plagiar el trabajo de otra persona. Hacerlo puede dar como resultado la expulsión inmediata de la mayoría de las universidades y puede manchar tu reputación como académico.

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1.   Establecer Objetivos

El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación es identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa. En esta parte debes incluir una descripción detallada de cada meta, hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su selección y cuáles son los resultados esperados cada una de dichas metas. Siempre lee bien siempre, los objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos. Te voy a poner un ejemplo de un objetivoAumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un período de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior.

identifacion recursos

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1.Tener la idea

Evidentemente. Sin idea no hay guion. Pero además de tenerla debes ser capaz de concretarla y sintetizarla en una sola frase. Esta frase será la Logline de tu peli (asumamos que escribes un guion para una peli). Repito que el logline se escribe en una sola línea. Lo que debe quedar claro es el concepto, cuanto más comercial sea ese concepto y a mayor número de gente pueda interesar mejor, entonces estaríamos hablando de un Highconcept.

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2.   Identificación de los recursos

Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento. Por ejemplo (basándonos en el objetivo del paso 1): Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

Establecer tareas

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3.   Establecer las tareas de objetivos relacionados

Priorizar tareas

Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes, cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con éste paso no solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal punto que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante). Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las tareas necesarias para cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde previamente ya analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el personal de ventas por meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación a la motivación de mi personal se puede complementar con: Desarrollar un plan de capacitación sobre técnicas de entrenamiento de ventas avanzadas.

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3. Trabajar los personajes

Antes de proseguir con la historia debes tener unos buenos personajes. Dedica el tiempo que necesites a este paso. No hay un modo concreto o recomendable de trabajar los personajes. Cada uno tiene su propia técnica. Hay quien se limita a describirlos, quien rellena una ficha con unas preguntas básicas o quien les hace un cuestionario enorme y los trabaja profundamente. Lo que tienes que tener claro es cómo es tu personaje y cómo responderá al conflicto que le tienes preparado. Cuanto mejor trabajes tus personajes, más fácil te será escribir sus diálogos y mantener la coherencia durante toda la narración.

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4.   Priorizar objetivos y tareas

Crear calendario

Si ya establecimos las metas, los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos, identificado las tareas a ejecutar por objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también debes reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas. Por ejemplo, si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y una tarea asociada es aumentar el personal de ventas, tu empresa necesitará cuales son los pasos en orden cronológicos para completar los pasos para lograr ese objetivo general.

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4. Escribir una sinopsis

Suéltate. No te cortes. Escríbelo todo ahora. No te dejes nada en el tintero. Luego ya podrás recortar, seleccionar… También hay quien prefiere escribir la sinopsis de lo que cree que va a ser el guion final, pero yo creo que todavía es demasiado pronto para decidir exactamente qué pasa. Me gusta mucho más escribir sin presiones y luego analizarlo y quedarme con lo que más me interesa.

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5.   Crear actividades y calendario

A medida que tus gerentes van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada actividad, sino también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos generales de la empresa.

Es indispensable que cada superior conozca y tenga muy identificado las habilidades de cada uno de los miembros de su equipo de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un individuo del equipo nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo previsto sin lograr descontentos dentro del equipo. Por ejemplo, el gerente de ventas puede asignar cuotas mensuales de ingresos adicional como incentivo para mantener el rumbo para el objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

Evaluacion desempeno

Yo sé que existen muchos gerentes que están en contra de los planes de incentivos alegando que porque deben premiar al personal por las funciones y responsabilidades por la que han sido contratados. Y por eso quiero aclarar que cuando me refiero a desarrollar un plan de incentivo no es continuo, ¿qué quiero decir con esto?; que no para cada una de las funciones de mi equipo comercial yo los voy a premiar; éstos incentivos aplicarán en determinados períodos y metas a conseguir.

Si eres uno de aquellos gerentes que no estás de acuerdo con incentivar con ingresos adicionales a sus salarios, pueden realizar concursos con premios como viajes para dos personas o con productos tecnológicos que son tan necesarios para el personal de ventas como smartphones o tabletas de buena calidad. Te lo menciono porque a mí me ha funcionado muy bien, y no solo lograrás cumplir el objetivos, mantener motivados a tu personal, sino que crearás un ambiente sano de competencia con la reglas claras del concurso.

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5. Puntos de acción dramática

Como decía en el punto anterior si escribes sinopsis largas este es el momento de decidir los puntos calientes de la acción. Ya sabes que en el primer acto debemos ver una presentación de los personajes, su universo, exponer la situación y un primer punto de giro nos lleva al segundo acto donde ya se desarrolla la acción. Este segundo acto es largo y muchas veces es más complicado de escribir de lo que parece a primera vista. Selecciona los puntos de giro, momentos de tensión, complicaciones, etc y repártelos de modo que sujeten la estructura y mantengan el ritmo.

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6.   Establecer métodos de evaluación

contingencias

Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia de cómo será la metodología de evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período de tiempo establecido. Una de las principales razones de importancia de éste paso, es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que si existe algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento del objetivo general, podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas. Por ejemplo: Solicitar un informe mensual de la situación de progreso de cada meta a los jefes de departamento por equipo establecido.

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6. El juego de las tarjetas

Este punto a mí me parece muy divertido y muy creativo. Totalmente necesario. Aunque es lento y a menudo sientes que pierdes el tiempo y lo que te apetece es empezar a escribir, creo que es bueno apartarse del ordenador y tomar la distancia que te proporciona un tablero de corcho lleno de tarjetas.

En tu tablero debes definir las zonas que representan los tres actos. En primer lugar escribe en tus tarjetas las escenas o puntos calientes de acción que has seleccionado antes y colócalos en el tablero. Ahora solo se trata de rellenar el resto con las escenas que seleccionas de la sinopsis que hayas escrito.

Podrás cambiar su orden, añadir, quitar, modificar… Tómate tu tiempo. Este paso es básico.

un guion paso a paso

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7.   Identificar alternativas de acción

No es que quiera ser pesimista, todo lo contrario con éste último paso lo que te quiero transmitir es prevención. Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y obtener acontecimientos imprevistos. Y esto es muy sencillo ¿qué por qué? Porque el mercado es dinámico, cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu control. Un plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser alcanzados. Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se puedan incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en su totalidad.

Pero vamos a estar claros, para lograr que se cumplan estos 7 pasos básico de todo proceso de planificación, el ingrediente clave para el logro de objetivos son nuestros equipo de empleados que estén bajo nuestra gerencia. Y te lo juro, que lo mejor es construir un fuerte equipo de trabajo.

Antes de terminar con éste artículo, quiero compartir contigo todo lo que he puesto en práctica a lo largo de mi trayectoria comercial y de manejo de grandes equipos de trabajo de diferentes países y culturas.

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7. Analizar escenas

Mientras trabajas en tu tablero en el que tienes una tarjeta por cada escena, puedes analizar las escenas. Todas deben tener un peso en el guion. Si no avanzan la trama o no son informativas no merece la pena que las mantengas. Piensa: ¿qué pasa si quito esta tarjeta? Si la respuesta es NADA, quítala. Además puedes estudiar su estructura, asegurarte de que van a ser escenas correctas, decidir cómo empiezan, cómo acaban y cuál es el conflicto interno de cada escena.

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Paso 6: expandir los personajes y los escenarios. Ya que más han aparecido

Mientras se desarrolla el argumento en el paso anterior, nuevos personajes y nuevos escenarios van a aparecer. En esta etapa los incluimos en nuestras hojas de perfil de personaje y de descripción de escenarios. También aprovechamos para editar los perfiles de los personajes que ya teníamos.

Si es necesario podemos repetir este y el paso anterior hasta que tengamos una historia solida.

El desarrollo es cíclico

El desarrollo es cíclico

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8. Escaletar

Con tu tablero confeccionado, las escenas analizadas y todo en su sitio es el momento de escaletar. Limítate a enunciar en una línea lo que pasa en esa escena. Todavía estás a tiempo de cambiar su orden una vez lo ves escrito en el ordenador.

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9. Tratamiento

El tratamiento es el siguiente paso a la escaleta. Hay quien lo llama guion literario. En este paso lo que tienes que hacer es desarrollar todas las escenas que ya tienes escaletadas. Pero sin diálogos.

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10. Diálogos

A priori parece que lo tienes todo controlado, pues ha llegado el momento de escribir los diálogos. Es posible que las primeras páginas te cuesten un poco más de lo que esperas, aunque de todos modos has trabajado tanto ya con tu guion que parece un paso natural, ¿a que echabas de menos poder dialogar? Conoces a fondo a tus personajes y sabes perfectamente qué les pasa en todas y cada una de las escenas. Los diálogos saldrán fácilmente, sobre todo a medida que avances en tu guion.

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11. Reescribir

Si los diálogos te salen mejor a partir de la página 25 no te olvides de repasar las primeras páginas para adecuarlas al resto. Es bueno dejar pasar un tiempo antes de leer nuestro guion y empezar con las reescrituras. Aunque a veces no contamos con el tiempo o la paciencia necesarios. Pero reescribir siempre es necesario. Por muy bien que planifiques. Reescribe, reescribe y reescribe. Mucho.

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En el canal: 10 pasos para escribir un guion para animación

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12. Pedir a alguien que lo lea

Pedir a alguien que lea nuestros guiones es un punto complicado. Sobre todo si se lo pides a alguien que no suele escribir… todos creerán que el hecho de que hayas terminado tu guion ya tiene mucho mérito. Pero tienes que conseguir que lo critiquen, que te hablen de su ritmo, de los personajes, de la verosimilitud… Escúchales y hazles caso. Escribes para un público, ¿verdad?. No te olvides.

Obviamente después de escuchar las críticas de expertos, o no, en los guiones deberás reescribir mucho más. Yo siempre siento la necesidad de reescribir. Nunca me doy por satisfecha y me cuesta entregar según qué cosas ya que siento que aún podría hacerlo mejor.

Supongo que eso es algo inevitable, ¿verdad?

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Categorías: Artículos

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