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Cómo convertirse en una secretaria de escuela

Publicado por Luisa en

Las funciones de una secretaria son casi las mismas que las de una asistente administrativa,  pero centrando su enfoque a los proyectos de la gerencia o jefatura.

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Las tareas y las funciones de una secretaria

Las principales funciones de una secretaria son las siguientes:

  1. Atender los llamados telefónicos del gerente de la empresa y para quien trabaja.
  2. Entrar en contacto con los clientes que llegan a la oficina.
  3. Establecer y llevar la agenda con las fechas de las citas con la gerencia.
  4. Atender a los clientes que llegan a las citas de acuerdo a las fechas establecidas según la agenda.
  5. Preparar los correos electrónicos y cartas a nombre del jefe, pues si éste se lo permite puede tener la capacidad legal de firmar las cartas a su nombre
  6. Debe contar con la habilidad de preparar base de datos.
  7. Debe encargarse de la preparación de hojas de datos.
  8. Es responsable de la precisión de los documentos que escribe, por lo tanto debe tratarse de una persona con habilidades certificadas de gramática.
  9. Tiene la responsabilidad de la organización, mantenimiento y operación de impresoras, videoconferencias, sistemas de teléfono, fotocopiadoras y todo equipo que se halle en la oficina.
  10. Debe controlar el inventario, ya que es su responsabilidad mantener los archivos electrónicos y físicos con los insumos necesarios, de forma tal que el gerente cuente con el acceso rápido a documentos que necesite en cualquier momento.
  11. La secretaria debe involucrase en la gestión de proyectos, para lo cual recopila información de clientes y proveedores incluyendo la negociación de las condiciones y precios.
  12. Cuando el gerente planea reuniones o una conferencia, es responsabilidad de la secretaria la creación de reportes y presentaciones.
  13. La secretaria de un gerente cumple funciones que se focalizan en los proyectos de su propio jefe, por lo tanto no incluye su atención al resto delos empleados de la empresa.
  14. Debe saber manejar la comunicación escrita y oral, preparar documentos, gestionar proyectos y organizar la oficina.
  15. Como asistente del gerente atiende las llamadas de su jefe y entrará en contacto directo con los clientes que llegan a la oficina, los recibe y los guía hasta el despacho donde los espera su jefe.
  16. La secretaria puede responder las llamadas telefónicas a nombre de su jefe y también recibe la correspondencia y paquetería que llega al gerente y puede hacerse cargo del despacho de los paquetes que su jefe necesite enviar a los clientes.
  17. Todos los documentos que genera la gerencia general es preparada, tramitada y controlada por la secretaria de la gerencia.
  18. Todos los documentos, las facturas, los informes, las actas, los acuerdos, los contratos, los informes, los escritos y las cartas son confeccionados por la secretaria del gerente.
  19. Es función de la secretaria de gerente la convocación a las reuniones y sesiones.
  20. El mensajero motorizado de la compañía es supervisado por la secretaria, ya que ella se debe hacer cargo de la coordinación de la gestión de cobro, las giras y labores de ese mensajero motorizado.
  21. Las tareas del mensajero interno de la empresa son coordinadas por la secretaria del gerente en función de que se lleve a cabo correctamente la distribución y entrega de la documentación.
  22. La secretaria tiene responsabilidad de que los asuntos confidenciales de la compañía sean mantenidos con discreción, ya que son asuntos cuya confidencialidad no se puede violar.
  23. El registro y cancelación de las pólizas de la empresa es responsabilidad de la secretaria.
  24. Debido a la cantidad de citas con los clientes pactadas por el gerente, la secretaria se debe hacer cargo de la coordinación de la sala de sesiones.

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Adquirir las calificaciones adecuadas

  1. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 1

    Obtén la capacitación adecuada. Por lo general, una educación de escuela secundaria o el equivalente es lo que se necesita para llegar a ser una secretaria judicial. Sin embargo, considera obtener capacitación adicional a fin de aumentar tu acceso al mercado.

    • Inscríbete en un programa de certificación para secretarias judiciales.
    • Inscríbete en un programa de grado de asociado en una universidad comunitaria. Toma clases en habilidades de secretariado y estudios para ser asistente jurídico.
    • Si el tiempo es un problema, trata de seguir un curso de capacitación en línea según tu propio ritmo.
  2. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 2

    Obtén experiencia laboral.

    • Elige un programa de capacitación en secretariado que disponga de prácticas de tiempo breve con abogados.
    • Ponte en contacto con los pequeños estudios de abogados para averiguar sobre prácticas u oportunidades de empleo de corto plazo.
    • Una vez que te hayan colocado en una oficina jurídica, solicita ayudar a un asistente jurídico. Esto te dará la capacitación ideal para llegar a ser una secretaria judicial ya que aprenderás a redactar documentos legales y a presentarlos ante la corte.
    • Si no puedes conseguir capacitación en una oficina jurídica, busca otras oportunidades a fin de obtener experiencia administrativa.
  3. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 3

    Conviértete en notaria pública. Si bien no es necesario para el trabajo, llegar a ser una notaria pública te ayudará a destacar entre los demás candidatos. Esto se debe a que las oficinas jurídicas necesitan tener notarios a la mano para autenticar documentos legales.

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¿Qué cualidades tienen las secretarias?

Al realizar gran cantidad de tareas, una de sus armas más importantes es la flexibilidad y la multitarea. Una buena secretaria debe organizar, controlar y recibir órdenes sin ningún tipo de problema, además de tener una gran labor de gestión y organización. A su vez las secretarias deben tener empatía, ser discretas, pacientes y con gran gestión de servicio.

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¿Qué hacen las secretarias profesionales?

Como hemos especificado dependerá del cargo, pues hay secretarias administrativas pero también secretarias de dirección que entonces llevan un control exhaustivo de las acciones y agenda de la directiva o directivo, siendo su mano derecha en todo momento.

Mientras que encontramos secretaria de personal que apoya en todas las tareas de contratación y selección; y secretaria editorial que además de formar parte de una redacción también da soporte administrativo.

Entre sus funciones destacamos:

  • Control y gestión de agendas.
  • Envío de correos electrónicos.
  • Tareas de contratación de personal.
  • Facturación y tareas administrativas.
  • Ayuda y soporte al directivo.
  • Propuestas comerciales.
  • Tareas de control y mantenimiento de stock.
  • Recepción de pedidos.
  • Control de llamadas.
  • Gestión de base de datos de la compañía.
  • Jefa de departamento.

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Desarrollar tu conjunto de habilidades

  1. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 4

    Aprende a preparar y presentar documentos ante la corte. Las secretarias judiciales son responsables de preparar formularios de la corte, presentarlos ante dicha instancia y de entregarlos a las partes opuestas.

    • Familiarízate con una variedad de documentos legales, incluyendo informes, citaciones, denuncias y pruebas de notificación.
    • Memoriza los plazos para presentar documentos de la corte. Olvidar un plazo se puede considerar como un incumplimiento a favor de la parte opuesta.
    • Familiarízate con los honorarios de presentación ante la corte.
  2. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 5

    Perfecciona tus habilidades informáticas.

    • Practica escribir en una computadora. Los grandes estudios de abogados normalmente necesitan una secretaria judicial que pueda escribir 65 a 80 palabras por minuto, mientras que un trabajo de nivel básico en el gobierno podría aceptar una velocidad ligeramente menor (casi de 45 a 50 palabras por minuto).
    • Aprende a utilizar programas informáticos, tales como Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
  3. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 6

    Mejora tu escritura y gramática. Se espera que las secretarias judiciales escriban cartas y documentos legales a partir de cintas dictadas o notas escritas a mano. También deben revisar documentos preparados por los abogados y asistentes jurídicos.

    • Si no te sientes segura con tu ortografía y gramática básica, considera tomar una clase de escritura.
    • Estudia términos legales que probablemente surjan en tu trabajo para que así los comprendas cuando te pidan que escribas sobre ellos.
  4. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 7

    Desarrolla un comportamiento profesional. Como secretaria judicial, se espera que interactúes regularmente con clientes, abogados y compañeros de trabajo de manera profesional.

    • Practica expresarte de manera clara y educada.
    • Cómprate ropa adecuada para un entorno formal de una oficina.
  5. Imagen titulada Become a Legal Secretary Step 8

    Aprende a recuperar decisiones de la corte que estén en las bases de datos legales en línea. Se espera que algunas secretarias judiciales recuperen decisiones de la corte que estén en determinadas bases de datos legales en línea, tales como LexisNexis y Westlaw. Estas páginas web se basan en una suscripción y son caras para acceder de forma individual. No obstante, es posible que hayan oportunidades para ti (en un curso para secretarias judiciales o en unas prácticas) a fin de aprender las funciones de búsqueda básicas de estas páginas.

    • Cuando busques un caso, ten en cuenta que la citación debe incluir el volumen, la designación del reportero y el número de página.

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