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Lista de tareas administrativas

Publicado por Luisa en

Equipos de todo el mundo están negociando en sus listas de tareas pendientes para nuestra galardonada tarea de equipo y plataforma de gestión de trabajo

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Asignar y organizar

Administre las tareas por equipo y proyecto, o agréguelas a su propia lista de tareas personales.

Acceso desde cualquier lugar

Ver y editar tareas desde cualquier dispositivo. Su equipo verá las actualizaciones en tiempo real.

Ser notificado

Haga que Samepage le empuje cuando se completan las tareas o se acercan los plazos.

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Источник: https://www.samepage.io/es/administracion-tareas

Cómo usar listas de habilidades

Puede usar estas listas de habilidades a lo largo de su proceso de búsqueda de trabajo.

En primer lugar, puede usar estas palabras de habilidad en su currículum. En la descripción de su historial de trabajo, es posible que desee utilizar algunas de estas palabras clave.

En segundo lugar, puede usarlos en su carta de presentación. En el cuerpo de su carta, puede mencionar una o dos de estas habilidades, y dar un ejemplo específico de un momento en que demostró esas habilidades en el trabajo.

Finalmente, puede usar estas palabras de habilidad en una entrevista. Asegúrese de tener al menos un ejemplo por un tiempo en que haya demostrado cada una de las cinco habilidades principales enumeradas aquí.

Por supuesto, cada trabajo requerirá diferentes habilidades y experiencias, así que asegúrese de leer cuidadosamente la descripción del trabajo y centrarse en las habilidades enumeradas por el empleador.

También revise nuestras otras listas de habilidades enumeradas por trabajo y por tipo de habilidad.

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Источник: https://es.routestofinance.com/clerical-skills-list-and-examples

Crear, asignar y compartir tareas

Puede crear una tarea con sólo un clic, pero también puede asignar tareas a usted, a otra persona o a un grupo de personas. Siéntase libre de agregar detalles descriptivos también.

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Nick Ales + 3 participantes

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Funciones de un administrativo

Empleado desarrollando sus funciones de auxiliar administrativo

A continuación tenéis un listado de las principales funciones de un administrativo:

  • Recepción de documentos.
  • Atender llamadas telefónicas.
  • Atender visitas.
  • Archivar documentos.
  • Realizar cálculos elementales.
  • Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
  • Estar al día de la tramitación de expedientes.
  • Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.
  • Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
  • Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Es probable que en el día a día surjan todavía más funciones que como auxiliar administrativo habrá que desempeñar, sin embargo, éstas son las más representativas.

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Источник: https://www.formacionyestudios.com/cuales-las-funciones-auxiliar-administrativo.html

Descripción

Los Asistentes Administrativos se encargan de asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas, tales como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes. En ciertos casos, especialmente al tratarse de compañías pequeñas, los Asistentes Administrativos pueden llegar a hacerse cargo de tareas relacionadas con Recursos Humanos, tales como encargarse de la nómina, el reclutamiento y la logística.

La diferencia principal entre un Asistente Administrativo y un Asistente Ejecutivo son sus supervisores. Los segundos son básicamente asistentes personales y se encargan de una sola persona, en cambio, un Asistente Administrativo trabaja para un equipo, departamento u oficina. Además, sus responsabilidades y funciones varían respectivamente; es decir, las tareas de un Asistente Ejecutivo son menos administrativas y más autónomas, solo afectan a una persona; mientras que las de un Asistente Administrativo afectan a todas las operaciones de la empresa u organización.

También es importante mencionar que el término “Secretaria” ha sido lentamente reemplazado por “Asistente” a través de los años, ya que el primero es considerado, actualmente, como un término inadecuado y anticuado.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Asistente Administrativo:


  • Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:
  • Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
  • Coordinar los servicios de mensajería y Courier.
  • Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
  • Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
  • Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
  • Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
  • Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
  • Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
  • Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:
  • Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
  • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
  • Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:
  • Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.
  • Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
  • Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
  • Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
  • Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
  • Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
  • Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz:
  • Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
  • Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
  • Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
  • Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:
  • Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
  • Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
  • Realizar reportes de gastos.
  • Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

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Источник: https://neuvoo.es/neuvooPedia/es/asistente-administrativo/

Establezca plazos y recordatorios

Para las tareas que necesitan atención de forma regular, configure una tarea recurrente con notificaciones de recordatorio para cualquier persona involucrada.

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Источник: https://www.samepage.io/es/administracion-tareas

Lista de habilidades administrativas

A continuación se incluye una lista detallada de habilidades administrativas, incluidas las descritas anteriormente.

A – D

  • Contabilidad
  • Exactitud
  • Adaptabilidad
  • Analítica
  • Contestación de teléfonos
  • Atención al detalle
  • Facturación
  • Teneduría de libros
  • Presupuestación
  • Comunicación
  • Confidencialidad
  • Correspondencia
  • Creatividad
  • Atención al cliente
  • Ingreso de datos
  • Gestión de datos
  • Fluidez de la base de datos
  • Toma de decisiones
  • Entrega de correo
  • Confiabilidad
  • Autoedición
  • E – O

Eficiente

  • Correo electrónico
  • Gastos
  • Envío de faxes
  • Presentación
  • Flexible
  • Recepción
  • Interpersonal
  • Conocimientos del idioma
  • Hacer arreglos de viaje
  • Administración
  • Microsoft Office
  • Multitarea
  • Aritmética
  • Máquinas de oficina
  • Comunicación oral
  • Organización
  • Supervisión
  • P – Z
  • Fotocopiar y cotejar

Demandas físicas (de pie, levantar, tirar)

  • Planificación
  • Priorización
  • Solución de problemas
  • Procesamiento
  • Revisión
  • Razonamiento
  • Registro > Programar citas
  • Enviar y recibir faxes
  • S orting
  • Hojas de cálculo
  • Trabajo en equipo
  • Tecnología
  • Administración del tiempo
  • Escritura
  • Procesamiento de textos
  • Escritura
  • Lista de habilidades relacionadas:
  • Habilidades administrativas | Habilidades de administrador de oficina | Habilidades de recepcionista | Habilidades de Asistente Personal | Habilidades informáticas | Habilidades de Asistente Ejecutivo | Habilidades del Asistente de Office

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Tareas en la vista de calendario

Vea los plazos de las tareas en contexto con otros eventos del calendario por mes, semana y día. Arrastre y suelte o abra la tarea en su lugar para realizar ediciones e informar sobre el progreso.

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Alex Jones

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2. Atender visitas

Al igual que en el punto anterior, este profesional se ocupará de estar en contacto con las personas que lleguen a la empresa. Les atenderá de manera adecuada para resolver las cuestiones pertinentes.

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Источник: https://www.gesformacion.edu.es/blog/funciones-auxiliar-administrativo/

Compartir el estado actual de una tarea

Omita la parte donde moleste a su equipo para obtener actualizaciones. La misma página permite a los cesionarios mostrar el porcentaje de finalización de una tarea con un clic. Bam, todo el equipo está en el bucle.

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Updated the design files. Ready to ship.

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Sale prices are finalized. Let’s add them to

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Jane Smith

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April 18, 2017 11:00 AM

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Nick Ales

Approve campaign budget

April 21, 2017 5:00 PM

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Alex Jones

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May 3, 2017 5:00 PM

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Alex Jones

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April 18, 2017 5:00 PM

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Jane Smith

April Presentation.ppt

April Budget Proposal.doc

beer!

team member

9:08 AM

Hi everyone, please let me know what you think about the intro paragraph. Thx!

team member

9:10 AM

Content looks great I added a few tasks for us to complete in the coming days.

team member

9:14 AM

Made some progress on creative. Task has been updated. Almost done.

team member

9:18 AM

Budget approved! Lets go ahead and get those ad spots reserved ASAP.

team member

9:30 AM

Ad creative prepared and added to the page. Ready to rock and roll.

iphone

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Jane Smith

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Nick Ales

Approve campaign budget

April 21, 2017 5:00 PM

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Jane Smith

April Presentation.ppt

April Press Release.doc

beer!

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9:10 AM

Content looks great I added a few tasks for us to complete in the coming days.

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Made some progress on creative. Task has been updated. Almost done.

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Propietarios

Opcionalmente, asigne una tarea a cualquier miembro del equipo, incluido usted mismo

Participantes

Agregue cualquier cantidad de miembros del equipo para participar en completar una tarea

Filtros

Filtre las listas de tareas por equipo, sub-equipo, proyecto, asignatario y mucho más

Reaparición

Establezca una tarea para repetir automáticamente diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Recordatorios

Notificar automáticamente a los participantes acerca de los plazos aproximados.

Plazos

Opcionalmente, establezca una fecha y hora de vencimiento para recibir notificaciones de las tareas atrasadas.

Rastreador de tareas

Comunique el progreso visualizando el porcentaje completo de una tarea

Comentarios

Comenta directamente sobre una tarea para mantener la conversación adjunta y enfocada.

Notificaciones

Recibir notificaciones de comentarios y completar tareas en tareas importantes.

Codificación de color

Asignar colores a las tareas para indicar agrupaciones o simplemente hacerlas más bonitas.

Sincronización en tiempo real

Agregue y actualice tareas para actualizar las pantallas de los miembros del equipo al instante.

Privado publico

Comparte tareas en un entorno público o arropalas en un espacio más privado.

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3. Recibir documentos

Los documentos que lleguen a la empresa serán recogidos por el auxiliar administrativo que se encargará de verificar que han sido aceptados por la misma, ya sea a través de una firma o un sello. Además, lo entregará al departamento o miembro del personal correspondiente. También puede encargarse del envío de documentos.

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4. Custodiar los documentos

Es responsabilidad de este profesional hacerse cargo de guardar los documentos. Además, tendrá que revisarlos periódicamente para asegurarse de conservarlos y conocer su ubicación exacta para poder acceder a ellos en cualquier momento.

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5. Realizar cálculos básicos

El auxiliar administrativo debe saber realizar unos cálculos de nivel básico con el fin de gestionar facturas, el coste de los pedidos de los clientes. También puede encargarse de calcular los sueldos del personal, la deducción de impuestos o las cotizaciones a la seguridad social.

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6. Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece

La comunicación dentro de las empresas es fundamental para un buen funcionamiento de la misma. Por esta razón, el auxiliar administrativo deberá trasladar todo lo referente a su trabajo al departamento al que pertenezca. De esta forma se podrá tener una visión global de la labor realizada por el equipo de trabajo.

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7. Tener al día la agenda

Tendrá que encargarse de recopilar en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas… a realizar. Es vital poseer dotes de organización para mantener la agenda al día.

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8. Encontrarse al día de la tramitación de expedientes

Entre sus funciones se encontrará la tramitación de expedientes y procesos administrativos siguiendo los procedimientos adecuados y utilizando los medios necesarios.

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9. Conocer los procesos desarrollados por las Administraciones Públicas con las que el departamento tenga relación

El auxiliar administrativo tendrá que conocer los procedimientos relacionados con las Administraciones Públicas con las cuales la empresa deba mantener contacto.

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10. Saber utilizar los recursos de oficina

Este profesional tendrá que estar familiarizado con el manejo de, principalmente, material informático como ordenadores, impresoras, escáner… Además también deberá de poseer conocimientos en determinados programas que le facilitarán su trabajo diario.

Si estás interesado en conseguir trabajo de administrativo, no dudes en consultar nuestro curso de auxiliar administrativo. También pueden interesarte otros cursos relacionados como el curso de técnicas administrativas de oficina o nuestro postgrado en asesoría laboral y nóminas.

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Categorías: Artículos

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