El tiempo es un recurso muy importante para cualquier persona sea cual sea la tarea que realice, en el hogar, en las actividades diarias, el trabajo, etc. En el ámbito económico, la pérdida de tiempo está ligado a una mala gerencia ya la perdida de dinero.

La alta gerencia debe tener en cuenta el aprovechamiento máximo de este recurso, para la administración del tiempo, la organización y la planificación son factores claves.

El objetivo es organizar adecuadamente el tiempo y las tareas a realizar en ese tiempo, de esta manera aprovechar al máximo el mismo. Por otro lado, es importante aprender a detectar las causantes de pérdida de tiempo, para ejercer correcciones y evitarla en la medida posible.

Antes de pasar a dar definiciones, técnicas, importancia, causa, entre otros puntos importantes en el tema es necesario que entendamos que el tiempo es un recurso único, que se debe apreciar y valorar como tal, ya que no se ahorra, pasa, no se retrocede y además imposible recuperar.

INTRODUCCIÓN

La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar a planificación y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada persona es diferente y varía a lo largo del tiempo. Identificando los momentos de más rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo donde plantearemos pequeños ejercicios y dinámicas que nos lleven a reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia en algunos espacios de nuestra vida.

Definición de administración del tiempo

La administración de tiempo se concibe como la manera, la habilidad o la destreza de hacer que el uso de este recurso sirva para nuestro beneficio propio y el de nuestro entorno social. Considerado como la administración de sí mismo, ejerciendo un orden y planificación adecuada de las tareas y actividades, coordenadamente con las metas y objetivos propuestos.

Gerencialmente una buena organización del tiempo debe ir sujeta a una buena coordinación del personal de la empresa. Es necesario aprovechar las cualidades individuales de los empleados, procurar que las tareas no se repitan, que exista buena comunicación entre los diferentes departamentos dentro de la empresa.

Antes de actuar es preciso planear la distribución del tiempo en las diferentes tareas o acciones a desempeñar. Para planificar el tiempo bien sea a corto, medio o largo plazo, es ineludible comenzar por:

• Establecer metas y objetivos.
• Identificar las prioridades.
• Conocer herramientas habituales en torno a la organización y planificación de actividades en razón del tiempo, por ejemplo, el uso de anotaciones, llevar una agenda diaria, etc.
• Estar al tanto del ciclo de trabajo y adaptar a éste la planificación de las tareas en tiempo concreto.
• Escoger las estrategias más eficaces para alcanzar los objetivos y las metas propuestas dando mayor importancia a las prioritarias.

Por otro lado es vital detectar los elementos que ocasionan pérdida de tiempo, para minimizar su efecto y lograr una buena gerencia, entre estos se encuentran:

• Mala planificación.
• Adquirir exceso de compromisos, nunca se debe comprometer con más tareas de las que puede cumplir, ni intentar abarcar un área muy amplio de actividades.
• Falta de intrusiones claras.
• La impuntualidad.
• Prolongación en la toma de decisiones importantes.
• Confusión al detectar las prioridades.
• Llamadas telefónicas improductivas o personales en horarios de trabajo.
• Reuniones no planificadas o planificadas a destiempo.
• Falta de delegación, delegar es una manera de compartir tares y aprovechar el tiempo.

La importancia de la administración del tiempo:

Se dice que el concepto de la administración del tiempo surgió con las técnicas de administración de Frederick Taylor, quien buscaba cómo lograr una mayor productividad de los trabajadores.

No obstante, en este artículo no hablaremos de la historia de la administración ni de los fundamentos detrás de esta ciencia. Aquí nos enfocaremos en la importancia que tiene la administración del tiempo en una época donde tenemos tantas distracciones, responsabilidades y poca concentración.

Una definición sencilla de la administración del tiempo, no es más que la utilización óptima del recurso más importante que tenemos (el tiempo), en la búsqueda de un objetivo.

Organizar las actividades

Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

• Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
• Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
• Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer. …

Prioridad B. Debe hacerse. …

Prioridad C. Deseable de hacer. …

Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio más severo.
• Relatividad. Al comparar actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”.
• Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

• ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?
• ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?
• ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

Organizar las actividades

Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categorías:

• Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.
• Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
• Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana:

Prioridad A. Imprescindible de hacer. …

Prioridad B. Debe hacerse. …

Prioridad C. Deseable de hacer. …

Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios:

• Juicio. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo, haga al juicio más severo.
• Relatividad. Al comparar actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Siempre guiarse con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”.
• Tiempo. Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado.

De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente.

Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:

• ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?
• ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran?
• ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?

2. Primero, lo más importante:

Tal y como acabamos de mencionar, lo primero que debes hacer en la mañana, cuando llegues a tu trabajo, es hacer la actividad que más importante que contribuya en mayor medida a tus objetivos.

Una vez tengas listo lo más importante, puedes continuar con aquellas actividades que no te gustan, o que representan un reto para ti.

Está demostrado que la fuerza de voluntad funciona como un músculo, así que en la mañana es cuando tienes más reservas de esta para enfrentar y solucionar aquellas tareas complejas.

Si las dejas para el final de la tarde, cuando ya estás agotado y con bajo poder mental, seguramente no obtendrás buenos resultados, sentirás frustración y quedarás más cansado.

3. Decir no:

Quizás una de las técnicas de administración del tiempo más efectivas que existen es la capacidad de decir no. Esta requiere que no hayan ambigüedades, frases de duda como «no estoy seguro», o «más tarde te confirmo».

Cuando tienes la asertividad de decir no a compromisos nuevos, esto te permite comprometerte aun más con las metas que ya tienes.

De acuerdo a una investigación de la Universidad de California mostró que entre más se te dificulte decir no, es más probable que experimentes estrés, cansancio y hasta depresión.

Así que si quieres ser más productivo tendrás que decir no con mayor frecuencia.

6. Maximiza el uso del calendario:

Aunque las listas de tareas pendientes son agradables para tener a la mano la información y las actividades, esta no es una técnica de administración del tiempo tan efectiva según Peter Bregman, autor del libro Cuatro Segundos.

En su lugar, Bregman sugiere programar todas y cada una de las tareas de la lista de tareas pendientes en un calendario y utilizarlas como un plan.

«La razón por la que siempre nos quedan puntos sin terminar en nuestras listas de tareas es porque esas listas son la herramienta incorrecta para impulsar nuestros logros».

Cuando planificas un calendario, sabrás que lo que allí pongas contribuirá de alguna manera a tus objetivos. Esto aplica tanto para los bloques de tiempo productivo como para las reuniones, que son los espacios donde se pierde una buena cantidad de tiempo.

7. Desconéctate del correo electrónico:

El correo electrónico es una grandiosa herramienta si sabes cómo utilizarla, de lo contrario se convierte en una pérdida de tiempo que te desenfoca y limita tu productividad.

Un estudio realizado por Adobe encontró que la persona promedio pasa 7.4 horas por día de trabajo en el correo electrónico, lo que significa que siempre estamos buscando y pendientes de los mensajes de nuestras bandejas de entrada.

Si quieres ser eficaz en la administración del tiempo, no puedes ser esclavo de la tecnología. Las personas productivas solo revisan su correo electrónico dos o tres veces al día plantea Jason Jennings, autor del libro Piense en grande, actúe en pequeño.

Así que programa el tiempo del correo electrónico en tu calendario y depúralo en bloques de tiempo.

Adicionalmente estar revisando constantemente el correo electrónico también hace que seas menos productivo contestándolo, reveló un estudio de la Universidad de British Columbia.

En un experimento, los participantes se dividieron en dos grupos, a un grupo se le pidió que revisara el correo electrónico tres veces al día, mientras que otro lo revisara con la frecuencia que quisiera.

El grupo que revisó el correo electrónico tres veces al día redujo la cantidad de tiempo que pasó contestando mensajes en un 20%. También informaron sentirse menos estresados ​​que antes.

8. Delegar y automatizar:

No habrá administración del tiempo si no aprendes a delegar y automatizar aquellas actividades repetitivas que te quitan la mayor parte de tu tiempo.

Las personas productivas saben que tienen compañeros en su equipo de trabajo que son inteligentes, capaces y talentosos en áreas que ellos no dominan. Así que el arte de delegar estas actividades es clave para que logres enfocarte en lo importante.

Adicionalmente, ellos ponen a trabajar la tecnología a favor de sus objetivos. Puedes utilizar aplicaciones como IFTT, que te permiten «estandarizar» procesos, y te dan la libertad para enfocarte en las tareas más importantes y ser más eficiente.

Existen muchísimas otras recetas que podrías utilizar que facilitarán tu vida.

9. Invertir en tu cuidado personal:

No importa la administración del tiempo si no tienes salud. Richard Branson, el fundador de Virgin Group lo tiene muy claro, tanto así que todos los días se levanta a las 5 de la mañana y se ejercita.

“Definitivamente puedo lograr el doble de mi productividad si me mantengo en forma. Esto mantiene mi cerebro funcionando bien” dijo Branson en una entrevista.

Mientras que algunas personas les gusta entrenar antes de dirigirse a la oficina, sacar un bloque de tiempo para hacer ejercicio durante la jornada laboral también funciona muy bien.

Un estudio de la Universidad de Leeds Beckett en el Reino Unido encontró que los empleados que utilizan los gimnasios durante el día eran más productivos en el trabajo.

El otro factor importante dentro de tu cuidado personal es la calidad de tu sueño. Personajes exitosos como Bill Gates, Tim Cook y Arianna Huffington confiesan que duermen hasta siete horas por noche.

Incluso, los investigadores del Instituto Finlandés de Salud Ocupacional en Helsinki, Finlandia, encontraron que aquellos que no duermen lo suficiente son más propensos a tomar más días de enfermedad en su trabajo.

10. Medir los días en minutos, no en horas:

Una última técnica efectiva de la administración del tiempo es dividir el día en minutos, no en horas. Por lo general, los calendarios se dividen en bloques de 30 o 60 minutos.

No obstante, las personas productivas les gusta se más específicos y marcar sus compromisos en lapsos más cortos de tiempo, eliminando la posibilidad de desperdiciarlo.

Grant Cardone, en su libro La regla de oro de los negocios, cuenta como Alan Greenspan, ex presidente de la Reserva Federal, dividía su tiempo en segmentos de 15 minutos e introdujo el mismo concepto en su calendario.

Gary Vaynerchuk también marca su calendario en pequeños segmentos:

«Cada minuto cuenta, así que mi horario está planeado hasta en segundos. Y no estoy bromeando: he tenido, y continúo teniendo, reuniones de tres y cuatro minutos. Tienes que usar cada segundo que consigas en un día»

Aumenta tu productividad hoy mismo:

Todos queremos tener una mejor vida, y en definitiva, no hay mejor manera de lograr esto que encontrando formas de hacer más cosas en el corto tiempo que tenemos, es decir, siendo más productivos.

Con una metodología adecuada, con buenas técnicas de administración del tiempo, puedes lograr esto todos los días. Esto no significa que debas trabajar más horas, o que tengas que presionarte más. Significa que debes trabajar de una manera mucho más inteligente.

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